Integração de departamentos no processo de cobrança de clientes inadimplentes, como fazer?
Ao pensar em boas práticas de gestão, é comum em grandes e médias empresas haver uma integração de departamentos para aprimorar a comunicação com os clientes e compartilhar informações no processo de cobrança de clientes inadimplentes.
No entanto, muitas empresas não conseguem integrar todos as áreas de interesse no processo de cobrança, mantendo todos os procedimentos e comunicação de cobrança no departamento de contas a receber. Com isso, perdem desempenho e, muitas vezes, deixam de alcançar os resultados desejados na recuperação de crédito.
O que é a integração de departamentos?
A integração entre departamentos trata do desenvolvimento de estratégias que facilitem a comunicação e o acesso aos dados de cada setor. Ainda, ela pode incluir o desenvolvimento de estratégias conjuntas, quando uma área consegue colaborar com os resultados da outra.
É bastante comum falar da integração de setores quando se trata de sistemas de gestão. A ideia de ter um cadastro único para lidar com dados, como clientes, estoque e pendências financeiras, facilitando a gestão no dia a dia do time financiero.
Isso permite reduzir retrabalhos, duplicação de dados e desencontro de informações. Logo, é possível observar diversos benefícios, como:
- aumento da produtividade;
- agilidade nos processos;
- proximidade entre as equipes;
- redução de custos operacionais;
- melhora na experiência dos clientes.
Como a integração pode ajudar no processo de cobrança?
O processo de cobrança de clientes é estabelecido no departamento financeiro de contas a receber, no entanto, os clientes normalmente também se relacionam com os outros setores da empresa. Então por que não integrar esses departamentos para desenvolver estratégias conjuntas ou complementares?
A prática já é implementada em diversos negócios, especialmente em médias e grandes empresas. O mais comum é fazer a integração entre o time de cobrança e o time comercial. Isso porque ele lida com todas as etapas antes, durante e após as vendas.
Com isso, o setor de vendas pode ser uma área-chave para intermediar o relacionamento com a empresa e dar suporte às cobranças. Nesse caso, o processo não se resume à recuperação de crédito, mas à manutenção de um bom relacionamento com o cliente.
O principal diferencial no contexto é que o foco não é apenas atuar em campanhas após o vencimento. A jornada de pagamento do cliente se inicia antes mesmo do prazo, então é possível aplicar medidas preventivas antes disso.
Se você não consegue visualizar essa relação, imagine o seguinte: uma empresa que compra de maneira recorrente atrasa uma das parcelas. Quando o time de vendas é informado, em um novo contato do comprador, ele pode iniciar um processo de cobrança alinhado com os interesses comercias da companhia.
Em outros casos, ele pode ter a iniciativa de procurar o cliente, dependendo de como é o relacionamento. Nas compras recorrentes, o departamento de vendas pode ser responsável pelos lembretes sobre vencimentos próximos ao negociar os próximos contratos e vencimentos.
Não significa que as práticas devam ser adotadas com todos os clientes. A análise do histórico e do comportamento pode trazer dados para tomar as melhores decisões sobre como implementar cada campanha. Para isso, a integração dos dados registrados entre setores também é importante.
Quais os benefícios de integrar os departamentos com o processo de cobrança?
A prática de integração de departamentos e setores consegue trazer alguns benefícios específicos quando aplicada ao processo de cobrança. O principal é o aumento das taxas de recuperação de crédito. Isso porque há um aumento dos canais de comunicação e proximidade com o cliente.
Não é preciso limitar os contatos relacionados à cobrança ao contas a receber. As comunicações da equipe comercial e de outros setores que se relacionem com o cliente podem participar do processo. Isso pode ser feito nos lembretes ou em outras negociações, por exemplo.
Em alguns casos, inclusive, esse pode ser um fator determinante para conseguir recuperar os valores e desenvolver um bom relacionamento. A integração dos dados também permite analisar os históricos e identificar clientes com maior ou menor potencial de geração de negócios futuros.
A partir disso, é possível direcionar melhor os esforços de cada equipe, otimizando o funcionamento dos setores. Se um cliente é ‘problemático’, com histórico de inadimplência ou outras questões, essa integração facilita a identificação do caso.
Desse modo, é possível se proteger em novas negociações, evitando a liberação de crédito e outras práticas que possam trazer prejuízos. Logo, a empresa consegue melhorar resultados, com redução das despesas de cobrança e aumento dos valores recuperados.
Como fazer a integração de departamentos?
A integração do departamento financeiro com os demais pode trazer benefícios, como você percebeu nos outros tópicos. Porém, é importante saber como fazer isso da melhor forma, unindo o setor às equipes que possam enriquecer o processo de cobrança.
A nossa dica para isso é ter a ferramenta completa que faça essa integração, como a Plataforma Inteligente de Cobrança Receiv para potencializar a gestão de contas a receber. Ele centraliza dados sobre clientes, os atrasos de pagamentos, os históricos e as pendências, permitindo o acesso personalizado a cada área de interesse. Assim, com o acesso compartilhado com outras equipes, fica mais fácil implementar medidas.
Uma ferramenta de controle completa, que permita implementar a estratégia, pode favorecer ações relevantes. Veja alguns exemplos:
- comunicação imediata ao representante comercial em evento de atraso;
- comunicação com departamentos em caso de questionamentos de clientes sobre a cobrança;
- acesso ao histórico de contatos e pagamentos aos diferentes departamentos.
Dessa maneira, a integração de setores no processo de cobrança pode melhorar as taxas de recuperação de crédito. Então vale a pena avaliar as medidas adotadas para desenvolver estratégias integradas que permitam otimizar os resultados obtidos na sua empresa!
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