Gestão do fluxo de caixa: como uma régua de cobrança impacta nesse processo?

Você já pensou em como uma régua de cobrança pode ajudar a gestão do fluxo de caixa da sua empresa? Realizar o controle de maneira estratégica é fundamental para ter melhores resultados no negócio.

Nesse sentido, a ferramenta pode ser fundamental para lidar com a inadimplência. Afinal, o recurso ajuda o setor financeiro a se comunicar com os clientes que não realizaram os pagamentos devidos. Isso ajuda a recuperar quantias importantes para manter o caixa de médias e grandes empresas positivo.

Neste artigo, você entenderá como uma régua de cobrança pode impactar no processo de gestão de fluxo de caixa do seu negócio. Continue a leitura e confira!

O que é uma régua de cobrança?

Primeiramente, é necessário saber que a régua de cobrança é uma ferramenta utilizada pelas empresas para cobrar os clientes de forma regular. Ela recebe esse nome porque acompanha uma linha do tempo de intervenções.

Isso envolve desde a notificação de cobranças até o cancelamento do serviço ou pagamento da conta. Com o recurso, é possível mapear todos os consumidores inadimplentes e estabelecer estratégias de recuperação de recebíveis.

Entre as ações que podem ser tomadas, estão a definição de datas e a adoção de cobranças brandas antes que medidas mais contundentes sejam necessárias. Ainda, a ferramenta permite que os clientes sejam divididos em grupos e recebam contatos diferentes de acordo com o histórico e perfil.

Na prática, uma comunicação eficiente é fundamental para manter o fluxo de caixa da empresa sob controle. Com a divisão dos grupos, a companhia pode aplicar critérios diferenciados, conforme as características de cada caso.

Como funciona?

Agora que você sabe o que é régua de cobrança, precisa entender que ela é um importante recurso para as empresas. Porém, a ferramenta é ainda mais relevante para companhias com receita recorrente. Afinal, ela ajuda a notificar os clientes inadimplentes sobre os pagamentos pendentes.

Isso inclui tanto as faturas vencidas quanto as que estão para vencer. Além disso, as notificações podem ser feitas com o apoio de diversas ferramentas, como e-mail, telefone e redes sociais.

Ademais, se até mesmo pequenas empresas podem ter dificuldade para gerenciar as cobranças, o processo é ainda mais complicado nos médios e grandes negócios. Afinal, pode ser necessário notificar centenas ou milhares de clientes.

Nesse caso, é interessante contar com um sistema de cobrança automatizado. O recurso facilita o processo de envio de notificações, baseado nas datas estabelecidas com o auxílio da régua. Em geral, são definidos o dia inicial e o período final de cobrança.

Além disso, a régua também determina as formas de comunicação que serão utilizadas. Entre as possibilidades, estão os lembretes de pagamento, o envio de faturas e os avisos de inadimplência.

Quais são as etapas de uma régua de cobrança?

Depois de entender o que é e como funciona a régua de cobrança, fica mais fácil definir as etapas que envolvem o processo. Conheça os estágios que a empresa deve passar para colocar a régua em prática:

Realizar o diagnóstico do negócio

O primeiro passo é mapear os processos e identificar pontos críticos. Isso é importante para compreender como está a estrutura financeira da empresa e como os clientes realizam os pagamentos — ou se tornam inadimplentes.

Em empresas de médio e grande porte, essa etapa pode ser mais lenta, mas é fundamental para que o processo seja completo.

Definir as características de contato

Em seguida, a equipe financeira precisa definir quais serão as medidas tomadas para realizar as cobranças. Normalmente, a empresa opta por entrar em contato antes do vencimento da fatura, no dia do vencimento e após o vencimento.

A régua de cobrança envolve, então, critérios como:

• número de contatos realizados;
• datas em que os contatos serão efetuados;
• meio escolhido para comunicação, como telefone, e-mail ou outro.

Além disso, antes do vencimento, é comum contatos mais pontuais. Após essa data, no entanto, a régua de cobrança pode envolver comunicação mais frequentes, propostas de negociação ou protesto do título.

Acompanhar os resultados

É importante entender que implementar a régua de cobrança não é a etapa final do processo de gestão do fluxo de caixa. A equipe financeira deve acompanhar os resultados para entender quais ações são mais eficientes e quais ainda podem ser otimizadas.

Em alguns casos, pode ser interessante mudar os meios de comunicação, alterar a frequência do contato ou intensificar a abordagem. Indicadores de cobrança também podem ajudar a tomar decisões mais embasadas, melhorando a gestão financeira no longo prazo.

Qual o impacto da régua de cobrança na gestão do fluxo de caixa?

Como você viu, o controle para empresas de médio e grande porte é mais desafiador. Ao mesmo tempo, o bom desempenho do negócio depende do faturamento e da boa gestão do fluxo de caixa. Se isso não ocorrer, o pagamento das despesas pode ficar comprometido.

Outro risco é a companhia ficar com o caixa negativo, gerando o endividamento ou, até mesmo, inviabilizando a manutenção das atividades. A régua de cobrança, então, se torna uma importante ferramenta para manter o fluxo de caixa saudável.

Afinal, ela ajuda a alcançar, dentro das perspectivas de pagamento, um impacto positivo nos recebimentos. Ao mesmo tempo, a régua permite analisar o resultado que cada ação de cobrança alcança ao ser colocada em prática.

Com isso, é possível observar a eficiência de cada abordagem e determinar se será necessário realizar modificações no procedimento. Logo, a régua de cobrança permite abastecer o setor financeiro com informações que viabilizem a realização de uma gestão do fluxo de caixa mais efetiva.

Isso porque, ao adotar uma abordagem mais completa, a empresa aumenta as chances de reverter as inadimplências identificadas. Desse modo, as finanças ficam mais equilibradas — ajudando a manter a saúde financeira do negócio.

Com essas informações, você entendeu que a régua de cobrança ajuda a equilibrar a gestão do fluxo de caixa de médias e grandes empresas. Assim, com os pagamentos sendo realizados adequadamente pelos clientes, se torna mais fácil para o negócio se manter ativo e cada vez mais sustentável.

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