Processos gerenciais: o que são e como aplicá-los na sua empresa?

Os processos gerenciais envolvem um conceito relevante, mas que ainda não é observado por diversos gestores. Entretanto, é importante saber que, quando aplicados adequadamente, eles podem impactar positivamente a empresa, trazendo bons resultados.

Dessa maneira, esse método se torna um grande aliado em qualquer setor de médias e grandes empresas, —incluindo a área de contas a receber. Afinal, independentemente de qual seja o segmento da companhia, um conjunto de padrões ajuda a orientar as atividades a serem executadas.

Quer entender mais sobre os processos gerenciais e descobrir como aplicá-los em grandes e médias empresas? Então continue a leitura e descubra!

O que são processos gerenciais e para que servem?

Os processos gerenciais são um conjunto de ações que devem ser aplicadas na empresa, a fim de alcançar determinado objetivo. Por exemplo, no setor de cobrança, a meta costuma ser reduzir a taxa de inadimplência e ampliar a recuperação de créditos.

Para isso é necessário que uma série de etapas seja executada adequadamente, como a análise de crédito, o registro de contatos e a régua de cobrança. Desse modo, os processos gerenciais envolvem:

• planejamento;
• definição de metas;
• direcionamento estratégico da organização;
• execução do projeto;
• mensuração dos resultados;
• monitoramento das atividades.

Assim, os processos gerenciais servem para garantir organização, integração, coordenação e controle das atividades. A medida ainda permite ampliar a produtividade, qualidade e lucratividade das operações da empresa.

Quais os benefícios de aplicar processos gerenciais na empresa?

Após saber o que é e para que servem os processos gerenciais, é importante entender os benefícios de aplicar esse método em médias e grandes empresas.

Veja!

Aumento da produtividade

Com a aplicação dos processos gerenciais é possível ter uma otimização das atividades e, consequentemente, o aumento da produtividade. Isso porque as tarefas passam a ser realizadas com maior agilidade e eficiência.

Grande parte dessa melhoria é resultado de uma gestão mais próxima e da padronização das tarefas. Desse modo, as atividades podem ser executadas de maneira mais certeira, contribuindo para o desempenho positivo da equipe.

Redução de custos

Quando os processos gerenciais são implementados adequadamente, uma das consequências é a redução de custos. Afinal, a gestão aplicada de maneira efetiva exerce controle sobre o orçamento, fazendo com que os recursos financeiros sejam bem utilizados.

Além disso, a execução adequada das tarefas permite minimizar os erros que poderiam gerar custos. Por exemplo, uma análise de crédito realizada displicentemente pode resultar em uma inadimplência que, por sua vez, gera prejuízos à empresa.

Priorização de tarefas

Existe uma teoria bastante interessante chamada “Princípio de Pareto”. Ela afirma que 20% das ações são responsáveis por 80% dos resultados. Assim, é importante saber identificar e priorizar atividades que se destacam para potencializar os resultados da empresa.

Para encontrar quais são elas, você pode utilizar os processos gerenciais. Como esse método permite uma visão ampla do funcionamento do negócio, é possível identificar quais etapas mais contribuem para o desempenho da companhia.

Acompanhamento dos indicadores

Acompanhar indicadores é imprescindível para a produtividade e o desenvolvimento da empresa, pois essas ferramentas ajudam a entender se as equipes — e o negócio, como um todo — estão caminhando adequadamente. Dessa forma, os processos gerenciais permitem identificar e analisar as métricas escolhidas para embasar a tomada de decisão.

Quais são os riscos de não aplicar os processos gerenciais na empresa?

Como você viu, os processos gerenciais trazem diversos benefícios à empresa, resultando em maior produtividade e melhor desempenho. Sem essa ferramenta, a companhia pode perder o foco da operação, dificultando a conquista dos objetivos.

Dessa maneira, a empresa corre os riscos de não ter uma orientação adequada de suas etapas e deixa de usufruir das vantagens dos processos gerenciais.

Como implementar os processos gerenciais?

Sabendo que existem riscos em não implementar processos gerenciais na companhia, é fundamental entender como adotá-los na empresa.

Para obter os benefícios do método, confira o passo a passo da sua implementação!

Estabeleça as funções

O primeiro passo consiste em definir as funções dos envolvidos nos projetos. Isso ajuda a equipe a se organizar — estabelecendo um fluxo de trabalho que seja fluido e produtivo para todos. Além de distribuir as responsabilidades, certifique-se de que todos os colaboradores estão cientes de seus papéis e saibam executar suas atividades.

Monitore as entradas e saídas

Entradas e saídas são os nomes dados às ações que passam pelos processos de gerenciamento. Desse modo, as entradas são as atividades que devem ser realizadas. Já as saídas são os resultados dessas tarefas.

Você deve registrar e acompanhar essas informações a fim de ter um monitoramento do desempenho do planejamento realizado.

Padronize e documente

Ao longo da execução do método de processos gerenciais, você entenderá que existirão ações que deram resultados positivos e outras que geraram desempenho negativo. Então é importante padronizar e documentar as etapas que obtiveram sucesso.

A partir disso, os gestores conseguirão formar um guia para os colaboradores, facilitando o treinamento de novas equipes e a realização das tarefas por qualquer funcionário.

Faça revisões periódicas

Por mais que as etapas estejam alinhadas com os processos gerenciais, há situações que obrigam a alteração dos procedimentos. Por exemplo, suponha que surja uma nova lei modificando a maneira como as análises de crédito podem ser realizadas.

Nesse cenário, será preciso mudar a etapa de análise para adequá-la à nova regra e evitar problemas futuros. Logo, é imprescindível fazer revisões periódicas nos modelos das atividades para garantir que continuam adequadas ao cenário vivenciado pela companhia.

Otimize os procedimentos

A otimização das tarefas consiste em deixá-las mais simples de executar e menos passíveis de erros. Isso é possível adotando um sistema de automação, por exemplo. No caso do departamento de cobrança, um CRM inteligente consegue trazer agilidade e eficiência para as operações.

Com essa ferramenta, os colaboradores podem otimizar as atividades repetitivas e que demandam tempo. Assim, eles podem se dedicar às tarefas que exigem mais atenção, minimizando os erros e aumentando a produtividade — e, consequentemente, os resultados.

Como você viu, os processos gerenciais são fundamentais para qualquer empresa, especialmente aquelas de médio e grande porte. Para você usufruir dos benefícios do método, aproveite as nossas dicas e implemente-as em sua empresa!

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