Gestão de tarefas: entenda a importância para o contas a receber

A gestão de tarefas é um elemento fundamental para o desenvolvimento de uma empresa. Ela pode ser aplicada em diferentes setores, pois impacta diretamente a otimização do tempo e dos recursos do negócio.

Nesse sentido, o setor de contas a receber pode se beneficiar ao organizar bem as funções de cada colaborador. Afinal, esse hábito alinha a equipe às demandas e metas da empresa, melhorando a produtividade e a eficiência — o que representa um grande diferencial no ambiente corporativo.

Neste artigo, você conhecerá a importância da gestão de tarefas no contas a receber de médias e grandes empresas. Continue a leitura e entenda!

O que é a gestão de tarefas?

Para compreender melhor o assunto, é preciso esclarecer o que é a gestão de tarefas. Trata-se de uma forma de identificar, monitorar e desenvolver as atividades que precisam ser realizadas em uma empresa.

Nesse sentido, é preciso executar um conjunto de ações, como listar as atividades e delegá-las corretamente, além de priorizar e controlar sua execução. O objetivo desse planejamento é aumentar a eficiência e, consequentemente, a produtividade e o desempenho da equipe de trabalho.

Por isso, a gestão de tarefas pode ser aplicada em diferentes setores de uma organização, como no contas a receber — que costuma apresentar processos bastante complexos na cobrança de clientes.

Como a gestão de tarefas funciona?

Como você viu, a gestão de tarefas funciona de forma planejada e constante. Para realizá-la, é preciso seguir diversos passos — que envolvem criar listas de atividades, definir prazos, priorizar etapas, delegar e monitorar funções, entre outros.

Logo, o gerenciamento não se resume à organização do que deve ser feito. Na verdade, ele monitora todo o ciclo de atividades, incluindo etapas de planejamento, teste, monitoramento e geração de relatórios, a depender das necessidades do negócio.

Qual é a importância da gestão de tarefas para o contas a receber?

Agora você sabe o que é e como funciona a gestão de tarefas, pode considerar a sua aplicação no setor de contas a receber da companhia. Vale ressaltar que as contas a receber são aquelas relacionadas às entradas de dinheiro que vão compor o caixa da empresa.

Nesse caso, o processo será referente ao setor financeiro e realizado por profissionais da área de finanças e contabilidade. O gerenciamento de tarefas nesse contexto visa controlar o recebimento dos pagamentos e definir estratégias para recebimento dos valores devidos pelos clientes.

Isso torna o processo essencial para manter as entradas em dia e garantir a sustentabilidade financeira do negócio. Logo, se a gestão de tarefas não for bem executada, a empresa pode ter dificuldades em lidar com as contas a receber.

O problema pode surgir como resultado da falta de organização e devido à não utilização das ferramentas corretas para a otimização do trabalho, como um CRM inteligente.

Ademais, um dos principais entraves relacionados ao setor é a falta de clareza quanto ao início das dificuldades. É comum que o setor identifique os problemas em relação às contas a receber a partir da inadimplência.

Porém, essas situações tendem a acontecer também quanto o cliente paga ou antes mesmo do vencimento de uma cobrança. Com uma boa gestão de tarefas, ficará mais fácil identificar a origem de eventuais dificuldades para trabalhar em melhorias.

Depois, com um processo estruturado, surgem oportunidades de antecipar problemas e agir a tempo de evitá-los ou solucioná-los com maior eficiência.

Como fazer a gestão de tarefas no contas a receber?

Após entender a importância da gestão de tarefas para o contas a receber, é hora de saber como iniciar o gerenciamento. Confira as dicas a seguir:

Defina todas as tarefas que precisam de atenção

O primeiro passo para uma gestão de tarefas eficiente é identificar o que precisa ser feito. Afinal, organizar todas as atividades de uma grande ou média empresa é bastante desafiador no dia a dia.

No setor de contas a receber, os principais pontos que demandam atenção são:

• controle de recebimentos;
• identificação de atrasos;
• nível de inadimplência;
• realização de cobranças;
• envios de boletos;
• régua de cobrança;
• atendimento ao cliente;
• execução de acordos e renegociações;
• previsão de caixa;
• entre outros.

Ao categorizar essas tarefas, é possível ter mais clareza de tudo o que está pendente. Dessa forma, há como estabelecer atividades urgentes, no prazo e planejadas, por exemplo. A partir dessa definição, os líderes e gestores precisam delegar e executar o que for necessário.

Estabeleça prazos para as tarefas

Estabelecer tarefas sem definir os prazos de conclusão pode não ser interessante para o contas a receber. Afinal, as datas são bastante relevantes para o processo de cobrança e pagamento dos clientes.

Por esse motivo, é importante organizar as tarefas de acordo com prazos e dividir obrigações muito grandes em pequenas partes. Dessa forma, é possível sistematizar o andamento das etapas e alcançar o resultado esperado.

Comunique a equipe

A gestão de tarefas só é eficiente quando todos os envolvidos compreenderem como ela funcionará. Portanto, após definir, categorizar e organizar as tarefas de acordo com prazos, comunique a equipe sobre como o gerenciamento será feito.

Utilize um CRM inteligente

Como vimos, a gestão de tarefas no contas a receber pode ser desafiadora. Para organizar, planejar, cobrar e padronizar os diversos dados disponíveis na empresa, é importante contar com um CRM inteligente.

O uso de um sistema de gestão de contas a receber é capaz de simplificar os processos e reunir todas as informações relevantes para um bom gerenciamento do setor em uma só plataforma. Dessa forma, as operações se tornam totalmente automatizadas.

Assim, a empresa evita a realização de atividades manuais repetitivas, reduzindo as chances de erros e aumentando a produtividade do setor. Além disso, a análise de dados se torna mais segura e eficiente, possibilitando uma atuação mais estratégica.

Outra vantagem é a melhora no relacionamento com os clientes, especialmente diante da redução de erros nas cobranças. Ademais, a tecnologia ainda traz outros benefícios para a companhia. Afinal, ela ajuda no controle de gastos, na identificação dos bons pagadores e na manutenção de um fluxo de caixa saudável.

Agora você sabe como a gestão de tarefas no contas a receber otimiza processos e agiliza a identificação dos problemas. Isso ajuda na manutenção da saúde financeira da empresa e na sustentabilidade do negócio a longo prazo.

Gostou de saber mais sobre o assunto? Aproveite e confira 5 dicas para reduzir a porcentagem de inadimplentes do setor de cobrança!

Tags: ferramentas de gestão de tarefas, sistema de gestão de tarefas, contas a receber, setor empresarial, gestão empresarial, contas a pagar, contas a pagar e receber, contabilidade, tipo de controle, gestão financeira, controle de contas, médias e grandes empresas