Quando a quantidade de dinheiro que sai de uma empresa é maior do que aquela que entra, surgem problemas no fluxo de caixa. Nesses casos, a companhia pode não ter o suficiente para cobrir folhas de pagamentos e outras despesas operacionais.
Isso pode acontecer em qualquer negócio cujo gestor financeiro não possui uma estratégia ou plano para colocar em ação e buscar equilíbrio no caixa. E o problema se agrava ainda mais quando pensamos no fluxo de caixa em tempos de crise – quando desafios os econômicos são ainda maiores.
Contudo, independentemente de eventuais períodos de turbulência na economia, o fato é que a área financeira das empresas deve estar sempre preparada para equilibrar o fluxo de caixa. E como superar este desafio?
A seguir separamos 6 estratégias que podem ser úteis para qualquer negócio que esteja buscando manter o equilíbrio no fluxo de caixa – antes, durante e depois de uma crise. Confira!
1. Adiante os recebíveis
Em situações de dificuldades econômicas – como em uma crise mundial, por exemplo, muitos clientes atrasam pagamentos e outros deixam de cumprir com suas obrigações.
Para evitar que ambas as situações aconteçam, incentive os clientes a pagarem o que devem até mesmo antes do prazo. Uma alternativa é oferecer descontos para pagamento antecipado.
Com dinheiro sendo gerado antecipadamente, são maiores as chances de o fluxo de caixa não sofrer tanto em períodos mais desafiadores. Outro exemplo de antecipação de recebíveis – e modelo que você pode seguir na sua empresa – vem da gigante Tesla.
Em sua cartilha de gerenciamento de fluxo de caixa na crise, a empresa de Elon Musk adota a estratégia de acelerar seus recebíveis oferecendo e aceitando pré-encomendas de um produto antes de o mesmo ser produzido. Esta, inclusive, pode ser uma estratégia muito interessante para grandes empresas.
2. Verifique os prazos médios de pagamento e de recebimento
Como o nome sugere, os prazos médios de pagamento se referem à média, em dias, entre a data que sua empresa fez uma compra ou contratou um serviço e o pagamento ao fornecedor. Já os prazos médios de recebimento são o tempo médio, também em dias, entre a venda para um cliente e o recebimento do dinheiro pela venda efetivada.
Quando ambos os prazos não estão equilibrados, corre-se o risco de a empresa não ter dinheiro em caixa para honrar com suas obrigações. O problema fica ainda mais evidente em tempos de crise, quando o fluxo de caixa começa a enfrentar escassez.
Frente a problemas financeiros, é essencial verificar como está o equilíbrio entre os prazos de pagamento e de recebimento. Não existe uma regra que funcione da mesma maneira para todos os negócios. Por isso, é preciso estudar muito bem a política de prazos médios da sua empresa.
Por exemplo, suponha que você venda um produto a R$ 800,00, com clientes pagando em 30 dias. Imagine que, neste caso, sua empresa conseguiu um bom acordo com os fornecedores e, contando com impostos, paga R$ 400,00 pelo produto.
Em uma primeira análise o negócio é excelente, pois se tem 50% de margem de contribuição. A questão é que, entre pagar o fornecedor e receber do cliente, o caixa fica negativo.
Em outras palavras, para equilibrar o fluxo de caixa e financiar suas operações a empresa poderá ter que usar capital de terceiros. A fim de evitar esta situação, avalie detalhadamente a estrutura de prazos médios do negócio e faça os ajustes, caso necessário, para manter o fluxo de caixa equilibrado.
3. Negocie suas contas a pagar
Para ajudar a reduzir a tensão no capital de giro, uma estratégia é atrasar ou reduzir a quantidade de dinheiro que sai da sua empresa durante uma crise de fluxo de caixa. Aqui é importante cuidar de dois pontos.
O primeiro é agir honestamente e não usar a crise como desculpa para deixar de pagar em dia um fornecedor. Afinal, ele está passando pelos mesmos problemas que sua empresa.
Então, analise bem todas as contas que precisam ser pagas e veja se uma estruturação na política de prazos médios não resolveria o problema.
O segundo ponto é, caso seja realmente necessário negociar as contas a pagar, tenha uma conversa bem franca com seus fornecedores. É provável que aqueles com os quais sua empresa tem agido com lealdade e mantém um bom relacionamento sejam flexíveis.
Nessa situação, tente entrar em um acordo que funcione para os dois lados por um período determinado. Desta forma, será muito mais fácil equilibrar o fluxo de caixa do seu negócio sem se indispor com parceiros ou fornecedores.
4. Negocie as inadimplências
O fluxo de caixa dificilmente deixa de sofrer os efeitos da inadimplência em uma crise. Para evitar transtornos ainda maiores, algumas ações que sua empresa pode tomar são:
- Oferecer pagamentos parciais;
- Prorrogar pagamentos e reparcelamentos;
- Ofereces benefícios, como cashback; e
- Explorar novos meios de pagamentos.
No artigo “Ações práticas para reduzir os efeitos da pandemia em contas a receber e na inadimplência” abordamos detalhadamente essas e outras ações. O importante aqui é ter em mente que sua empresa precisa diminuir ao máximo a inadimplência.
Portanto, pense em ações que possam incentivar seus clientes a cumprirem seus compromissos e continuarem com você.
5. Analise relatórios e gráficos
O fluxo de caixa da companhia é uma boa fonte de informações. Uma vez registradas saídas e entradas de forma correta, se torna simples gerenciar gráficos e analisar o desempenho do mês.
Manter a análise destas informações de maneira eficiente permitirá também a elaboração de projeções futuras para o seu negócio – o que é bastante útil para estimar lucros e despesas dos próximos meses. E, claro, para ter uma perspectiva mais sólida de recuperação após o período desafiador.
Lembre-se que, em momentos de crise, é preciso ter ainda mais cautela com o fluxo de caixa. Uma sugestão para uma análise mais aprofundada é realizar o fluxo de caixa projetado.
A leitura da projeção do caixa servirá, inclusive, para ter uma visão mais clara de como está o equilíbrio dos prazos médios de recebimento e pagamento.
6. Tenha um CRM para gerenciar e recuperar recebíveis
Uma boa gestão de recebíveis requer também o auxílio da tecnologia. E, para isso, tenha um CRM que ajude a equipe de contas a receber a conduzir suas atividades.
O indicado é que o software permita criação de estratégias individualizadas de relacionamento, para que o cliente tenha uma boa experiência. E, consequentemente, para que sua empresa possa contar com uma solução personalizada – graças à Inteligência Artificial – para superar, com maior tranquilidade, o momento de crise.
Nós, da RECEIV, oferecemos o CRM Inteligente para gerenciar e recuperar recebíveis. Em uma única plataforma SaaS gestores conseguem ter um controle completo do contas a receber – uma solução essencial para minimizar impactos dos atrasos em qualquer situação.
Portanto, para a redução da inadimplência atual, proteção contra as próximas crises e equilíbrio no fluxo de caixa do seu negócio, siga as 6 estratégias que trouxemos neste artigo. E conte com a melhor ferramenta de gerenciamento para o seu departamento financeiro.
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