A falta de estrutura do contas a receber: como lidar com o problema?

A realidade de muitas empresas – sejam elas pequenas, médias ou grandes – ainda é a falta de estrutura do contas a receber. Ausência de uma política de cobrança, pagamentos feitos por depósito e a dificuldade de controlar tudo e conciliar com extratos e baixas são apenas alguns dos exemplos recorrentes de dificuldades enfrentadas pelo setor.

Todos eles são resultados de um processo ineficiente no departamento de contas a receber. Quando esses problemas ocorrem acabam sendo, na maioria das vezes, os grandes responsáveis pelo mau desempenho da área de finanças da empresa – resultando na insatisfação de clientes o no aumento no número de reclamações.

Tendo isso em mente, neste artigo você saberá mais sobre a importância de um contas a receber bem estruturado e descobrirá como estruturar os processos do setor na sua empresa. Acompanhe!

A importância de um contas a receber estruturado

Quando não possui um processo estruturado, o contas a receber costuma controlar suas atividades operacionais por meio de planilhas. Desse modo, os profissionais acabam gastando um tempo desnecessário em tarefas manuais repetitivas, rotineiras e pouco complexas.

Inclusive, mesmo que o departamento utilize a política de crédito e cobrança como guia, há muitos casos em que o setor leva, no mínimo, uma semana para identificar clientes em atraso. A razão está na lentidão da execução das etapas operacionais – fruto de um departamento com um fluxo de atividade desenhado de maneira insatisfatória, sem processos automatizados e com muito trabalho manual.

Aliás, sobre o trabalho manual, não podemos deixar de mencionar o acompanhamento de resultados. Processos manuais dificultam o acompanhamento de indicadores. É o caso da taxa de rolagem da carteira, taxa de recuperação, taxa de atraso de novos clientes, relação do custo versus retorno de réguas e ações de cobrança, entre outros.

Sem indicadores, fica praticamente impossível monitorar como o departamento de contas a receber está em relação ao atingimento de suas metas. Isso faz com que o time de gestão acabe se tornando inseguro para tomar decisões e elaborar estratégias mais certeiras.

Por outro lado, quando o contas a receber tem um processo estruturado, a equipe consegue encontrar as informações necessárias – pois as mesmas passam a estar centralizadas (e não espalhadas pelo setor). Dessa maneira, o time torna-se seguro para agir mais proativamente, uma vez que possui os dados necessários.

Esses são apenas alguns dos itens que abordam o quão importante processos estruturados são para o contas a receber. Caso sua empresa precise de uma ajuda para tornar o departamento mais estruturado, confira a seguir alguns passos para estruturar o setor:

Como estruturar o processo de contas a receber?

Pelo que foi discutido até aqui, você entendeu que, apesar de o departamento de contas a receber precisar do trabalho humano, sem processo e tecnologia certos as chances de falhas e erros aumentarão.

Portanto, para alcançar a eficiência na gestão de contas a receber, é fundamental que seu processo seja composto pelas seguintes etapas:

Definição e revisão da política de cobrança

A política de cobrança trata de todas as ações planejadas por uma empresa para que seus clientes cumpram com suas obrigações. Além disso, apresenta regras sobre quais medidas tomar nos casos em que ocorram atrasos no pagamento.

Empresas que não possuem política de crédito e cobrança correm o risco de ofertar produtos ou serviços para clientes que não terão como honrar com os compromissos assumidos.

Caso sua organização já tenha uma política de cobrança adotada, para que o processo de contas a receber possa ser eficiente o indicado é que ela passe por uma revisão. Alguns itens que devem ser avaliados são:

• Definição dos perfis dos clientes;
• Condições de cobrança e prazos;
• Meios de pagamento utilizados;
• Intensidade da cobrança;
• Regras para negativação e protestos;
• Cobrança terceirizada;
• Cobrança judicial;
• Cessão de carteira;
• E outros.

Para organizações que optam por terceirizar a cobrança, recomendamos o artigo Cobrança terceirizada: considerações ao contratar uma empresa de cobrança.

E, se precisar de ajuda para entender como elaborar uma política de cobrança, este artigo poderá ajudar.

Crie e execute estratégias de relacionamento e cobrança

É fundamental que o credor entenda as características dos clientes devedores, seus perfis, a distribuição por faixa de valores, a idade dos atrasos e o histórico de inadimplência. Isso dará um entendimento melhor sobre os motivos dos atrasos e, assim, possibilitará que a empresa coloque em prática estratégias segmentadas.

O ideal é que o processo de contas a receber possua fluxos diferentes que atendam a perfis de clientes também diferentes. Uma vez que esses fluxos sejam definidos e a estratégia por segmentação seja criada, parte-se para as ações (não apenas ações de cobrança, mas também de relacionamento).

Acompanhe a eficiência financeira

Não basta o credor somente definir a política de crédito e cobrança, segmentar os clientes, criar e executar estratégias para melhor se relacionar com os devedores e cobrá-los. Sem acompanhar a relação entre qual está sendo o custo da operação de cobrança e o seu retorno, o processo do contas a receber acaba sendo ineficiente.

Aqui vale a dica do acompanhamento dos indicadores. Isso porque, por meio da análise, o credor conseguirá avaliar os pagamentos e acordos efetuados, a evolução das taxas de recuperação, taxas de rolagem da carteira, quebras de acordo etc.

Automatize o contas a receber

Sabemos que erros e falhas acontecem em qualquer área da empresa. Mas como o contas a receber é um departamento extremamente importante para a longevidade da organização, o objetivo é que as falhas ocorram raramente. E, no caso de acontecerem, que sejam identificadas em tempo para que ações corretivas possam ser executadas.

Isso somente é possível quando o processo passa do manual para o automatizado. Uma solução de CRM especialista em contas a receber ajuda na tarefa, permitindo a automatização completa das atividades do time financeiro e, claro, a padronização de processos do contas a receber.

Com o CRM inteligente da Receiv, por exemplo, sua empresa poderá criar as melhores experiências aos devedores. Graças à análise comportamental facilitada pela ferramenta, poderão ser criadas estratégias segmentadas e personalizadas, de acordo com a necessidade do seu negócio.

Inteligência artificial para tomadas de decisão, controle total das interações com os clientes, trocas de informação em tempo real e registro e gerenciamento de recebíveis são apenas algumas das funcionalidades da plataforma. Visite o site da Receiv e saiba mais!

 

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