A visão em kanban: como ela pode ser útil na cobrança?

Existem diversas metodologias que podem ser utilizadas para organizar os processos do setor de cobranças. Entre elas, o sistema kanban costuma ter destaque, principalmente quando se trata da organização de fluxos.

Ele permite criar tarefas e acompanhar o seu andamento, com foco na visualização para otimizar a produtividade. Apesar de muito associado aos processos de produção e estoque, o sistema também pode ser benéfico para outros setores, como o de cobrança.

O que é o sistema kanban?

O sistema kanban foi criado no Japão em 1963, como metodologia de produção na Toyota — montadora de carros. O objetivo era dar suporte aos profissionais envolvidos nas tarefas, possibilitando que eles acompanhassem o fluxo de trabalho.

O diferencial era o foco na visualização, com um esquema de quadros e cartões, separando as tarefas por etapas até a sua conclusão. A cada evolução, os cartões são atualizados ou realocados no quadro. Com isso, toda a equipe e os gestores conseguem acompanhar a evolução.

Além disso, o kanban é parte da metodologia de gestão Just in Time (JIT), que pode ser traduzido como “na hora certa”. Ela indica que em cada etapa é necessário fazer somente o essencial para viabilizar o próximo passo.

Nesse caso, a organização dos quadros permitiria identificar quais tarefas deveriam ser realizadas e como alocar os recursos corretamente. Contudo, o modelo passou por evoluções que permitiram ampliar a sua aplicação nas empresas.

Agora, o seu foco principal é dar suporte à realização de tarefas, considerando todas as suas etapas, e aumentar a produtividade. Assim, ela passou a ser aplicável nos diversos setores de uma empresa, incluindo o contas a receber.

Como funciona a visão em kanban?

Se você ainda não está familiarizado com o processo, não é difícil compreendê-lo. Primeiramente, é preciso dividir o quadro em dois grupos principais:

• backlog, que traz a lista de todas as atividades que devem entrar em andamento. Por exemplo, iniciar o processo de cobrança do cliente X;
• etapas de execução, que divide as tarefas sem diferentes status, como “tentativa de contato”, ”contato sem promessa”, “aguardando retorno” entre outros.

As etapas podem ser editadas conforme os processos e a aplicação do método na sua empresa. Por isso, ele é bastante flexível, podendo ser adaptado aos variados setores. Ainda, é possível criar tarefas e fluxos personalizados, pois os cartões podem trazer estratégias diferentes em cada tarefa.

Aqui apresentamos um bom exemplo de kanban para a cobrança:

O que diferencia do sistema contínuo?

Após aprender o que é a visão kanban, a principal dúvida que surge é a sua diferença em relação ao sistema contínuo de cobrança. O sistema contínuo de cobrança é um fluxo é unificado de contatos que segue uma continuidade predefinida. Ou seja, após as segmentações e a definição sobre quais clientes serão cobrados no dia (definição essa que pode ser automaticamente criada pelo sistema ou de forma manual), o profissional acessa uma agenda de cobrança com uma ordem predefinida de atuação, cobrando um cliente após o outro até a finalização da lista.

O modelo contínuo é mais escalável e traz benefícios para a empresa em termos de velocidade, afinal, proporciona agilidade para as tarefas recorrentes e comuns a todos os clientes.

Porém, ele também traz uma limitação maior em relação à personalização no departamento financeiro. Nesse caso, a metodologia kanban pode ser aplicada, visando criar estratégias para clientes específicos.

É comum que a empresa tenha grupos de clientes que demandam um atendimento diferenciado. Isso pode acontecer devido ao porte, volume de negociações ou, até mesmo, problemas anteriores. Assim, o kanban se diferencia do sistema contínuo pela possibilidade de criar processos personalizados de atendimento.

Ou seja, ele é mais estratégico, mas menos ágil no dia a dia. A empresa não precisa escolher apenas um sistema, o ideal é aplicar ambas, segmentando os clientes para definir quais demandas podem se beneficiar da personalização e quais ganham mais com o modelo mais veloz.

Algumas vantagens do kanban?

Maior personalização

Um dos diferenciais do método kanban é a personalização. Em um processo de cobrança, os clientes podem ter demandas específicas que não se alinham aos procedimentos mais diferenciados.

Cada tarefa é personalizada, com orientações próprias considerando um grupo de clientes específico. Isso pode considerar o histórico, o valor da cobrança, contatos anteriores etc. A necessidade de utilizar canais específicos ou aplicar técnicas de cobrança diferenciadas, por exemplo, exige atenção.

Com o kanban, o departamento cria uma tarefa considerando todas as particularidades que devem ser observadas. Desse modo, o cliente tem uma experiência diferenciada ao tratar com a empresa.

Liberdade para gerenciar a agenda

O kanban ajudará a acompanhar o andamento, para que toda a equipe de trabalho se mantenha atualizada sobre as ações adotadas. Além disso, quando as tarefas contam com diferentes responsáveis, a movimentação dos cartões sinaliza que é hora de cumprir a próxima etapa.

Isso permite criar prazos específicos, sem precisar seguir a agenda definida na régua de cobrança e podendo priorizar a ordem de contato. Por consequência, também há mais eficiência na comunicação interna ao proporcionar acesso ao kanban para toda a equipe.

Gestão mais próxima do cliente

A personalização consegue aproximar a empresa do cliente. Isso traz maior humanização e permite uma avaliação mais profunda sobre o que levou ao processo de cobrança. A prática é percebida pelo cliente, trazendo benefícios para a imagem da empresa.

Além disso, a proximidade facilita a busca por soluções conjuntas, visando encontrar uma negociação que seja atrativa para ambos. A melhora na experiência do cliente pode refletir nos resultados obtidos com as campanhas de cobrança.

Agilidade aos processos internos

Ao avaliar a situação de maneira ampla, o kanban não é tão ágil por não seguir o fluxo determinado para os demais clientes. Porém, a aproximação e a definição de etapas ou ações personalizadas podem trazer soluções mais rápidas.

Afinal, ao pensar em uma estratégia para um cliente específico, é possível eliminar etapas comuns e repensar ações. Ainda, com o controle separado feito no kanban, as pendências sobre retornos e negociações são facilmente visualizadas, permitindo o início da próxima etapa com maior rapidez.

Aproveite e aprenda como as campanhas de cobrança afetam os resultados da empresa!

 

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