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Automatização do contas a receber: um sonho possível!

A geração de caixa de uma empresa depende do desempenho do setor de contas a receber. Quando o fluxo de pagamentos dos clientes é lento, o fluxo de caixa diminui – impedindo o crescimento do negócio e gerando certa instabilidade.

Para que o processo de cobrança possa evoluir, os funcionários do setor precisam de tempo para identificar, conciliar pagamentos e se comunicar com os clientes. Depois, é tempo para postergar, renegociar, revisar e enviar faturas para os que não efetuaram pagamentos, além de tratar os casos que contestam a cobrança por alguma falha do processo interno da empresa.

Nem precisamos dizer o quanto todos esses processos desperdiçam energia e recursos quando executados manualmente. Mas o que fazer para corrigir esse problema buscando ter uma administração de contas a receber mais eficiente?

A resposta está em uma palavra: automatização. Continue a leitura e descubra como automatizar o contas a receber da sua empresa e tornar possível o sonho de organizar os processos do setor!

Por que automatizar a gestão de contas a receber?

Automatizar o processo de contas a receber oferece diversos benefícios imediatos e também de longo prazo para o setor e a empresa como um todo.

Basicamente, um sistema automatizado é uma das melhores maneiras de aumentar a comunicação e a produtividade dos funcionários. Só isso já seria o suficiente, certo? Mas as vantagens vão além.

Veja a seguir alguns dos principais benefícios de automatizar o contas a receber do seu negócio:

#1 Ganho de tempo

Quando as tarefas manuais repetitivas são automatizadas, um tempo valioso da equipe é liberado para tarefas que exigem um toque mais pessoal, mais analítico. Por exemplo, é mais tempo para ligações telefônicas para devedores, resolução de disputas e atendimento ao cliente.

Em outras palavras, se um contas a receber ineficiente desperdiça mão de obra humana em tarefas rotineiras, com a automatização a equipe financeira passa a atuar muito mais estrategicamente. A equipe para de executar e passa a gerenciar o processo.

#2 Redução de erro humano

Sabemos que, quando o controle do contas a receber é automatizado, as tarefas manuais são significativamente reduzidas. Portanto, naturalmente, a automação leva a uma redução de risco operacional, em especial, as falhas humanas – já que o ônus das tarefas repetitivas é todo transferido para um software.

Logo, o tempo que seria necessário para corrigir esses erros humanos é também reduzido. E, como as falhas diminuem, os clientes ficam mais satisfeitos – o que nos leva ao próximo item:

#3 Melhor atendimento ao cliente

Atender bem o cliente é missão de quase todas (se não todas) as empresas, certo? Com menos erros sendo percebidos pelos clientes, a satisfação deles aumenta.

Mas existe outro benefício da automação do contas a receber. Trata-se de um melhor atendimento ao cliente. Como vimos, o software permite que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas e detalhadas.

Uma outra maneira de melhor atender aos clientes está no uso de dados. afinal, quanto mais os profissionais sabem sobre os devedores, mais chances têm de oferecer opções mais alinhadas e um serviço melhor.

Isso significa que, ao implementar a tecnologia nos processos de contas a receber, sua empresa conta com uma ferramenta valiosa que permite fornecer um atendimento ao cliente muito mais robusto.

E justamente porque o atendimento ao cliente é aprimorado, a organização pode esperar duas coisas: melhora na retenção de clientes, redução da inadimplência e diminuição nos problemas relacionados ao atendimento.

#4 Dados mais precisos

Quando o gerenciamento de contas a receber adota uma abordagem manual, o que geralmente acontece é uma bagunça de planilhas pulverizadas pelo setor, anotações manuscritas espalhadas pelas mesas e dados confusos, vindos de diversas fontes.

Esse cenário não apenas é propenso a erros, como geralmente é incompleto – podendo levar algum tempo para os funcionários reunirem os dados necessários. Além disso, relatórios gerados manualmente geralmente não contêm dados em tempo real – o que pode torná-los particularmente inúteis.

Não é incomum, por exemplo, que clientes até então com faturas em atraso sejam cobrados mesmo após terem realizado o pagamento. No momento em que isso acontece, o relacionamento acaba sendo prejudicado (especialmente se o problema é corriqueiro dentro do setor).

#5 Toda equipe fica bem informada

Com todos os profissionais trabalhando no mesmo software e com um banco de dados centralizado, ao invés de cada um ter suas próprias planilhas e anotações locais, a comunicação entre os envolvidos no processo de contas a receber é significativamente aprimorada.

Adicionalmente, se o atendente principal de um devedor estiver de licença ou de férias, outra pessoa poderá facilmente retomar de onde parou e continuar com os esforços de cobrança sem precisar começar um relacionamento do zero e encher o cliente com perguntas que ele já respondeu. Isso é possível porque todas as informações ficam armazenadas no sistema e são atualizadas em tempo real.

Seguindo na linha de manter toda a equipe “na mesma página”, ao garantir que o time inteiro siga um processo padronizado incorporado diretamente em um software, todos passam a estar atualizados sobre o status de pagamento do cliente.

Percebe como a automatização do contas a receber é um sonho possível – e que traz inúmeras vantagens a médios e grandes negócios?

Quero automatizar o contas a receber. E agora?

Após entender dos benefícios da automatização do contas a receber, você decide que quer implementar uma ferramenta no seu setor. A primeira coisa que precisa ter em mente é que, quanto mais sua equipe for integrada ao processo de implementação, melhor será.

Como seres humanos, tendemos a ser resistentes a mudanças. Especialmente se o setor está adotando os mesmos processos manuais há anos, poderá haver algum desconforto inicial.

Para evitar que isso atrapalhe o desempenho do time, tenha uma conversa franca e pontue os motivos da automatização. Entenda que, ao envolver sua equipe o mais cedo possível, você aumenta as chances de obter uma transição suave.

Deixe bem claro o que todos devem esperar, mostre como a eficiência do setor aumentará, tire dúvidas e, principalmente, faça com que todos entendam que possuem um papel importantíssimo a desempenhar nessa mudança.

Lembre-se de que, em qualquer novo processo integrado a um negócio, para que tudo ocorra bem deve haver um entendimento com antecedência do que está por vir. E, quanto mais cedo você alinhar as mudanças com os colaboradores, mais cedo colherá os benefícios desta automatização.

A melhor plataforma para o seu contas a receber

Para transformar o sonho de automatizar os processos do setor de contas a receber de maneira eficiente, é preciso contar com a plataforma ideal para esta finalidade.

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