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Avaliação do trabalho do time de contas a receber e cobrança: como fazer?

O time de contas a receber exerce um papel fundamental na empresa, especialmente pelo impacto de sua atuação na inadimplência. Diante disso, além de investir em boas práticas na contratação, é necessário fazer a avaliação do trabalho para acompanhar o desempenho.

As tarefas realizadas pelo time influenciam no relacionamento com os clientes, nos recebimentos e na recuperação de crédito. Como consequência, trazem impactos nos resultados do negócio e, se o setor não for eficiente, pode acarretar diversos prejuízos.

Qual a importância da avaliação do time interno?

A avaliação do trabalho do time é feita com o objetivo de entender como está o desempenho dos colaboradores no setor. Com base nisso, é possível verificar os resultados obtidos e identificar pontos de melhoria.

Dessa maneira, a empresa consegue avaliar os custos do setor, o retorno das cobranças, a taxa de inadimplência e o desempenho de cada colaborador. Um ponto relevante da avaliação é a possibilidade de entender o papel de cada um no time e sua participação.

Com base nisso, a empresa pode identificar os pontos fortes e fracos, buscando maneiras de desenvolver cada pessoa da equipe. As informações obtidas também serão usadas para embasar a tomada de decisão, proporcionando ações mais eficazes.

Além disso, os dados do setor são necessários para a auditoria financeira, importante para garantir o cumprimento das obrigações da empresa. A avaliação constante do time ajuda a manter todas as informações atualizadas e permite identificar problemas com antecedência.

Como fazer a avaliação do trabalho do contas a receber?

Após compreender a importância da avaliação do time interno, é necessário saber como fazer isso.

Defina o método que será utilizado

Existem diversos tipos de avaliação de desempenho que podem ser utilizados para verificar o trabalho da equipe. É possível adotar modelos específicos, como a avaliação 360 graus, direta ou 90 graus, por competências, entre outras.

Decidido o método, a avaliação precisa estar baseada em análises objetivas. Portanto, é preciso determinar quais dados são relevantes para a avaliação dos profissionais e estruturar o acompanhamento. A partir dos dados, é possível criar indicadores de avaliação que devem ser amplamente compreendidos pelo time para evitar ruídos no processo de avaliação do profissional.

Determinando os indicadores de avaliação

A avaliação deve ser feita com base em indicadores, logo, um dos passos necessários é definir quais serão utilizados. No setor de contas a receber existem alguns bastante comuns, como:

qualidade da abordagem e comunicação com os clientes;
quantidade de clientes abordados por dia;
quantidade de clientes abordados com contato efetivo (cliente atendeu o telefone ou respondeu à comunicação digital);
quantidade de promessas de pagamentos obtidas no período de análise;
quantidade de acordos e renegociações realizadas;
valores recuperados por acordo e por títulos;
tempo médio gasto no desempenho das atividades diárias;
despesa operacional em relação a saldo recuperado;
qualidade do acompanhamento de promessas, preventivas e atrasos realizado pelos profissionais;
volume de reclamações realizadas pelos clientes;

Abaixo apresentamos um exemplo de tela de acompanhamento e avaliação do trabalho:

Entenda o papel de cada colaborador

Ao aplicar a avaliação, é preciso ter as competências dos colaboradores mapeadas e entender a função de cada um. Isso porque a análise deve ser feita considerando as limitações de sua atuação na equipe e sua participação nos resultados.

Dessa maneira, também ficará mais fácil identificar habilidades que se sobressaem e aquelas que precisam de mais trabalho. Sem esse cuidado, a empresa perde a oportunidade de trabalhar melhor os pontos fracos e fortes de cada integrante do time.

Benefícios da avaliação do trabalho

Para facilitar a compreensão sobre a importância de adotar a avaliação, listamos os principais benefícios que ela proporciona. São eles:

identificar as habilidades dos profissionais do time que devem ser desenvolvidas;
oportunidade para melhorar a comunicação com o time;
reconhecer o trabalho e aumentar o engajamento dos profissionais;
criação de um ambiente mais participativo a todos;
suporte para a tomada de decisão com base em dados;
adoção de práticas para o desenvolvimento de uma equipe de alto desempenho;
criação de melhores estratégias para o setor, aumentando a eficiência.

Assim, a avaliação consegue beneficiar o time e a empresa. Colaboradores entenderão melhor o seu papel, seus pontos fortes e habilidades que precisam ser trabalhadas. Os gestores também poderão adotar iniciativas mais eficazes, como treinamentos ou melhorias na comunicação.

Já a empresa tem a possibilidade de identificar o alinhamento da equipe e a necessidade de realizar mudanças no time para alcançar melhores resultados.

O ponto fundamental é que tudo será feito com base em dados obtidos pela avaliação do trabalho. Assim, as informações são utilizadas para que os gestores consigam tomar as melhores decisões para o negócio, avaliando diferentes cenários.

O profissional precisa ter autoavaliação

Não basta esperar a empresa avaliar o desempenho, cada profissional precisa fazer autoavaliação de forma contínua. Afinal, se há indicadores claros e definidos de avaliação, nós sempre sabemos se estamos alcançando um bom desempenho. Temos que ser responsáveis pelo nosso desempenho e não simplesmente terceirizar nossa responsabilidade à empresa.

Sem um acompanhamento constante, não há como verificar se os resultados estão satisfatórios, se houve quedas ou crescimento no desempenho.

Conte com ferramentas para avaliar o trabalho do time financeiro

Já citamos a necessidade de utilizar dados para a avaliação. Então a empresa precisa contar com ferramentas adequadas, que coletem as informações e forneçam indicadores de desempenho. A dica para isso é ter um CRM Inteligente de Cobrança.

A avaliação precisa ser tanto quantitativa como qualitativa e o gestor tem papel central neste processo, afinal, é o gestor que deve transmitir o feedback e ajudar no desenvolvimento do seu time de profissionais.

Abaixo apresentamos um exemplo de avaliação qualitativa para ilustrar um processo organizado de avaliação:

Com um sistema desenvolvido para dar suporte ao setor de contas a receber, fica mais fácil controlar todas as tarefas e mensurar resultados. Por consequência, também é possível estruturar as avaliações e colocá-las em prática.

Por fim, não se esqueça de passar os feedbacks para o time, tanto de maneira individual quanto em conjunto. As reuniões ajudarão a alinhar a equipe, além de dar a oportunidade para que eles também deem feedbacks, apontando ideias e pontos que podem ser trabalhados.

Conhecer a importância da avaliação do time interno e como fazer isso é essencial para o desenvolvimento do contas a receber. Com a prática, o gestor terá mais facilidade para verificar se a equipe desempenha bem as suas funções e tomar medidas para otimizar o departamento.

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