BI: A importância do Business Intelligence em contas a receber

Uma das chaves para o sucesso de uma empresa é o acompanhamento dos principais indicadores de desempenho do negócio. As mudanças no comportamento dos clientes, o uso da tecnologia e as preferências pessoais são exemplos comuns do mundo dos negócios que pode impactar profundamente a atividade das empresa. Neste contexto, uma ferramenta importante para o acompanhamento de tendências em qualquer tipo de negócio é o chamado Business Intelligence (BI).

Você já conhece esse conceito? Ele tem grande relação com a transformação digital e o crescimento no uso de dados. No entanto, as dúvidas sobre o assunto ainda são recorrentes, principalmente sobre os seus benefícios para o contas a receber.

Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo para esclarecer o assunto. Continue lendo para entender o que é Business Intelligence e como ele pode ajudar o departamento financeiro!

O que é Business Intelligence?

O termo Business Intelligence pode ser traduzido como “Inteligência de Negócio”. O seu objetivo é utilizar ferramentas para transformar dados colhidos em informações úteis para a empresa. Ou seja, ele abrange etapas de coleta, organização, análise e divulgação de informações no negócio.

Com base nisso, os líderes e gestores conseguem embasar a tomada de decisão, considerando cenários mais amplos e comparativos. Além disso, ele pode ser usado para monitorar tendências, avaliar a eficiência de canais de contato e acompanhar o desempenho das atividades.

Dessa forma, o BI é uma ferramenta interessante aliada ao Big Data para permitir uma ação mais estratégica da empresa. Como consequência, é possível criar práticas mais certeiras, conforme os objetivos do negócio.

Por que ele é importante para o contas a receber?

O setor de contas a receber tem um papel fundamental no controle financeiro do negócio. Ele lida com os créditos adimplentes e inadimplentes, tendo uma relação direta com os riscos financeiros da empresa. Ademais, o time também tem relevância no relacionamento com o cliente.

Como ele trabalha com a gestão dos pagamentos, é comum que precise se comunicar com os consumidores. Muitas vezes, a conversa trata de medidas de cobrança e negociações de pagamento. Logo, as iniciativas do setor podem trazer grandes impactos na imagem da empresa.

Por exemplo, cobranças indevidas, a falta de canais adequados para a comunicação ou a má qualidade do atendimento prejudicam o relacionamento. Isso pode gerar reclamações, encerramento de contratos ou, até mesmo, ações judiciais.

A maneira de prevenir os problemas é alinhar as melhores estratégias e isso é feito por meio do BI. Analisando os resultados das campanhas — e outras informações — é possível identificar necessidades e desenvolver soluções melhores.

Quais são os benefícios que o BI traz para o time?

Se apenas saber o que é BI e a sua importância não foi suficiente para entender sua relevância, não tem problema. Veja quais são os benefícios que ela proporciona para o time do contas a receber:

• relatórios mais precisos em menos tempo;
• melhorias na análise de desempenho;
• tomada de decisão baseada em dados;
• otimização dos processos de setor de contas a receber;
• identificação de pontos fortes e fracos, para desenvolver melhorias;
• possibilidade de comparar os resultados mês a mês;
• suporte para o planejamento de caixa;
• aumento na produtividade da equipe.

Todas as vantagens ainda podem ter outros reflexos, como aumento da eficiência das medidas adotadas e dos lucros da empresa. Tudo dependerá do acesso aos indicadores de desempenho pelo time financeiro. Oferecer acesso a todos os profissionais do time é fundamental para uma atuação coesa ao propósito da empresa.

Implementando o Business Intelligence no departamento

Para aproveitar todos os benefícios que a estratégia proporciona, é necessário saber como colocá-la em prática. Por isso, separamos os principais passos para utilizar o BI no contas a receber:

A coleta e a organização dos dados

O primeiro passo é a coleta e a organização dos dados brutos. O setor precisa entender quais são as informações relevantes e delinear meios para coletá-las. No departamento de contas a receber, alguns exemplos são:

• dados das contas a receber (valor, vencimento, taxas de pagamentos e de quebras, etc.);
• informações completas dos clientes (operações, características cadastrais, perfil de crédito, entre outras);
• histórico financeiro dos clientes;
• resultados das medidas de cobrança;
• custos das medidas de cobrança e os valores efetivamente recuperados;
• aging da carteira, ou seja, a distribuição dos títulos da carteira em função dos dias de atraso;
• canais de atendimento usados e resultados obtidos em cada um.

É importante ter maneiras de organizar os dados para facilitar a inclusão de novas informações, a atualização e a pesquisa. Vale a pena investir na padronização e capacitação dos colaboradores para adotar as melhores práticas sobre o assunto.

A análise das informações

O segundo passo na implementação do BI é a análise dos dados. Nesse momento, a empresa deve ter métricas e indicadores bem definidos, pois é a partir deles que as informações são analisadas. A prática também facilita a visualização dos resultados.

Assim, podem ser gerados os relatórios e painéis de apresentação das informações relevantes. Isso permitirá que os gestores, analistas e demais interessados consigam interpretar e compreender os dados.

Um excelente exemplo de ferramenta de B.I. para contas a receber e cobrança, que coleta, organiza e permite o uso de forma fácil pode ser observada abaixo:

Compartilhando os resultados obtidos

O compartilhamento dos resultados com as áreas interessadas é essencial para que a análise de dados atinja a sua finalidade. Uma questão relevante aqui é a necessidade de compartilhar as informações também com analistas e até mesmo colaboradores.

Afinal, não são apenas os gestores que podem tomar medidas a partir das informações obtidas. O restante da equipe pode ter benefícios ao ter acesso aos indicadores de desempenho e resultados. Isso pode gerar maior engajamento e a sensação de corresponsabilidade.

O ponto de atenção, nesse caso, é respeitar os limites de compartilhamento, considerando os dados disponíveis. Vale contar com um sistema que permita diferentes níveis de acesso. Eles proporcionam o respeito à privacidade e direciona apenas os dados necessários para cada setor ou cargo.

Tenha uma ferramenta adequada

Para cumprir todas as etapas anteriores, conte com ferramentas adequadas para lidar com todos os dados. A dica para isso é implementar um CRM especialista em contas a receber, que consegue centralizar todas as informações.

Com recursos adicionais, como a Inteligência Artificial e o Machine Learning, os resultados são ainda mais precisos. Portanto, é fundamental analisar as opções do mercado para encontrar as soluções mais completas para otimizar a gestão de contas a receber.

Você conseguiu entender a importância do Business Intelligence para o setor? Como vimos, desenvolver e implementar essa estratégia proporciona diversos benefícios importantes para a empresa!

Palavras-chave secundárias/tags: BI, o que é BI, o que é Business Intelligence, contas a receber, análise de dados, gestão de dados, departamento financeiro