Canais digitais e tradicionais: como usar os diferentes canais de cobrança no contas a receber?
O sucesso de uma empresa está diretamente relacionado à habilidade de comunicação com clientes e com a capacidade financeira, de forma que é essencial ter um departamento financeiro eficiente, que desempenhe uma ótima comunicação com os clientes.
Para estabelecer uma comunicação eficiente, é importante que as tarefas do time financeiro sejam organizadas e, sempre que possível, automatizadas. Uma vez que as tarefas estejam organizadas em agendas eficientes de contatos e acompanhamentos, com dados dos clientes centralizados, é possível explorar diversos canais de contato e alimentar o processo de cobrança com uma riqueza enorme de dados.
É possível contar com diferentes canais de comunicação com os clientes na jornada da cobrança, que podem ser usados no contas a receber e trazer maior eficiência ao setor.
Tanto os meios de cobrança digitais quanto os tradicionais ajudam a reduzir a inadimplência. Eles devem ser usados de forma estratégica e podem ser trabalhados em conjunto. Assim, é possível cobrar os devedores e recuperar os valores que estão em atraso.
Neste artigo, você conhecerá uma diversidade de canais, digitais e tradicionais, que podem ser usados no contas a receber. Boa leitura!
Canais digitais
Com a tecnologia cada vez mais acessível, é importante conhecer os principais canais digitais de cobrança, suas possibilidades e limitações. Assim, é possível escolher as ferramentas que mais se adéquam ao seu negócio.
Confira algumas opções:
WhatsApp Business
Não há nenhum impedimento legal que impeça a utilização do WhatsApp na sua estratégia de cobrança. E a ferramenta pode trazer resultados interessantes, pois é utilizada por muitas pessoas.
O aplicativo de comunicação tem diversos benefícios, como a rapidez no envio das mensagens, a economia e a possibilidade de receber um retorno quase instantâneo.
Com a versão Business, é possível ter um único número de telefone para atendimento de todos os clientes por todos do time financeiro. Também há a possibilidade de colocar respostas automáticas e fazer o envio de meios de pagamento. Neste caso, um sistema inteligente especialista em contas a receber centraliza todas a comunicação com os clientes em uma única tela e facilita sobremaneira o trabalho do time financeiro.
Mais sobre as respostas automáticas no WhatsApp
Para empresas que não tenham o WhatsApp integrado no sistema de gestão de contas a receber, é possível criar respostas automáticas no número de telefone usado na empresa para atendimento dos clientes. Neste caso, recomendamos que a resposta automática indique um canal de atendimento independente para o cliente pegar meios de pagamento e acessar atendimento, como um Portal de Autoatendimento, por exemplo, que exploramos abaixo.
Para criar uma resposta automática no WhatsApp, é preciso seguir alguns passos: Entrar no Google Play Store ou Apple Store e baixar o aplicativo do WhatsApp “B” de Business. Deverá concordar com os termos de uso e inserir o número de telefone comercial. O aplicativo fica com o nome “WA Business” no seu celular.
A primeira coisa que o aplicativo vai sugerir é que você crie o seu “Perfil comercial”. Poderá incluir informações úteis para seus clientes, como seu endereço físico, descrição da empresa, horários, endereço de e-mail e site. Você ficará com um conta comercial não verificada, pois ainda são poucas as verificadas – por hora somente os “brokers” de WhatsApp – mas poderá configurar respostas automáticas.
A partir daí, mesmo sem integração com seu sistema de gestão, você poderá responder de forma automática direcionando os clientes para o Portal de Autoatendimento para o cliente pegar o boleto de pagamento, por exemplo.
WhatsApp Web
Com o WhatsApp Web, cada usuário tem seu número, mas é possível criar links para enviar por e-mail, SMS e portal de autoatendimento. Para encurtar o link é interessante usar ferramentas como o bit.ly, que permite criar um link curto e enviar pelos diferentes canais sem ocupar espaço desnecessário na mensagem.
Este recurso é ideal para uso comercial, em números de telefone da empresa.
Usando o link da api oficial do WhatsAp: https://api.whatsapp.com/send?phone=”ColoqueAquiSeuNumero”, você pode enviar o link de contato direto com você, assim o usuário não precisa adicionar seu número para imediatamente iniciar a conversa e resolver a questão.
Por exemplo,
https://api.whatsapp.com/send?phone=5511999999999
Ao clicar no link você irá acessar a seguinte página:
O uso do aplicativo do bit.ly, por exemplo, permite que o link usado acima fique bem curto, podendo ser usado em mensagens de SMS, e-mails e etc.
Para empresas que possuem um sistema inteligente especialista em contas a receber, as mensagens podem ser disparadas de forma automática pela régua de ações, por campanha ou de forma individualizada, otimizando a comunicação pelo canal mais popular de comunicação atualmente.
Telegram
O Telegram é uma opção similar ao WhatsApp, pois também funciona como um aplicativo de mensagens. Ainda é menos popular entre os usuários, mas seu uso está crescendo de forma contínua.
Apesar disso, o uso deste canal digital pode ser interessante como complemento ao WhatsApp. Os recursos oferecidos pelo WhatsApp são, também, encontrados no Telegram, como os citados acima, e tendem a ser mais flexíveis e abertos.
O e-mail é mais uma das ferramentas comumente utilizadas entre os canais digitais pelo departamento de contas a receber. Afinal, a maioria da população tem um e-mail nos dias de hoje.
Uma das principais vantagens deste canal está no fato de que existem hoje ferramentas que permitem que o e-mail tenha um rastreador de abertura. Assim, é possível usar os dados de envio, falha e abertura de e-mails para criar novas ações com comunicação personalizada.
Além disso, desta forma, você consegue mensurar se os esforços de cobrança estão, de fato, alcançando o seu cliente. Veja também o conteúdo sobre cartas de cobrança aqui.
Integração estratégica
Se ter a informação de que o e-mail foi aberto pelo cliente é algo importante, por exemplo, para saber se o cliente teve acesso ao meio de pagamento e deixar sua abordagem de lembrete de pagamento mais suave e gentil, imagine integrar diferentes canais com esta informação? Olha só, para clientes que estão com pagamentos em atraso, você pode usar o horário de abertura do e-mail para realizar uma ligação naquele exato momento de abertura para oferecer condições diferenciadas ou renegociações. É muito provável que o cliente atenda o telefone.
SMS bidirecional
O SMS bidirecional permite a comunicação síncrona por SMS, como ocorre com o WhatsApp. Desta forma, você consegue alcançar o seu cliente a partir do número de celular que ele utiliza e obter, em muitas situações, respostas quase instantâneas.
Para empresas que possuem um sistema inteligente especialista em contas a receber, os SMSs podem ser disparados de forma automática pela régua de ações, por campanha ou de forma individualizada, otimizando a comunicação e centralizando todas as trocas de mensagens com os clientes em uma única tela.
Portal de autoatendimento
O portal de autoatendimento é um canal, normalmente em formato intuitivo de acesso para o usuário rapidamente acessar suas informações e pagar seus compromissos, que pode contar com chat automático.
O objetivo deste tipo de ferramenta é permitir que o time de cobrança no departamento de contas a receber não dependa somente do telefone para fazer atendimentos, renegociações, prorrogações de pagamento e envios de meios de pagamento – em um CRM especializado em contas a receber é possível, até mesmo, disponibilizar notas fiscais, canal de propostas, informe de pagamentos e muito mais.
Isso porque muitos clientes preferem encontrar alternativas de pagamento sem contatar a empresa ou mesmo contatar a equipe por meio do chat sem falar ao telefone. Além disso, é possível oferecer ao seu cliente no portal de autoatendimento um atendimento automático por chat, mantido pelo time de contas a receber, para atender aqueles que preferem suas pendências de maneira online.
Vale destacar também que esta ferramenta é uma opção bastante completa e demandada para o setor de contas a receber e deve ter total integração com as demais ferramentas de contato para melhor aproveitamento do relacionamento digital, portanto, conte com soluções inovadoras para te ajudar nesse ponto.
Canais tradicionais
Apesar de serem mais caros – e, muitas vezes, exigirem um esforço maior do time, existem clientes que respondem melhor aos canais tradicionais. Por isso, eles devem ser considerados também nas estratégias de cobrança do contas a receber.
Conheça algumas opções:
Telefone
Esse é um canal clássico de comunicação. Com a popularização dos Smartphones, é um item muito presente na rotina das pessoas. Assim, o telefone pode ser bem aproveitado pelas empresas, principalmente para a cobrança de dívidas.
O canal é de fácil aceso e permite contato direto com o cliente. É possível utilizar discagem automática, gravação e matriz de melhor canal, ordenando os números que atendem e em qual horário ligar. É fundamental contar com ferramentas inteligentes na gestão de contas a receber para acessar o melhor custo-benefício deste canal. Veja também o conteúdo sobre abordagens por telefone aqui.
Cartas físicas
A carta também é um meio tradicional muito utilizado. Em geral, ela traz um conteúdo mais formal e pode ser útil em notificações extrajudiciais. O grande problema é que é difícil saber se ela chegou até o cliente e se foi lida.
O uso da carta tem que ser prático, e o processo de confecção e envio destes documentos deve ser bem estabelecido. Muitas empresas, por exemplo, fazem uso de serviços de gráfica, que recebe automaticamente o arquivo com os dados para impressão e postagem e realiza todo o processo de envio. Veja também o conteúdo sobre cartas de cobrança aqui.
Quais as vantagens do uso desses canais?
Algumas companhias optam por utilizar os canais tradicionais ou os canais digitais em suas estratégias de cobrança. Contudo, é possível alinhar o uso de ferramentas tradicionais e digitais – juntas – ao sucesso do contas a receber.
Afinal, o uso adequado de diversas ferramentas neste processo ajuda a reduzir a inadimplência — um ponto muito importante para médias e grandes empresas manterem o setor financeiro saudável.
Confira agora as principais vantagens do uso destes canais de cobrança no setor financeiro:
Praticidade para o cliente
Com a popularização das contas digitais e dos aplicativos de bancos, os clientes podem fazer o pagamento imediatamente após receber a cobrança. Usando um meio digital, é possível enviar o boleto de forma simples e rápida – e receber o valor pendente com maior celeridade. Além disso, em breve o PIX – meio de pagamento instantâneo do Banco Central – estará disponível, sendo portando mais uma opção importante para a eficiência do contas a receber.
Redução na taxa de inadimplência
Se o boleto chegar com muita antecedência, pode ser esquecido e não ser pago. Extravios ou atrasos também podem fazer com que a cobrança não seja paga a tempo, causando inadimplência.
Para evitar esse problema, uma ligação ou o envio de uma mensagem podem ser o suficiente para lembrar o cliente da pendência – fazendo com que o valor em débito seja pago. A escolha do canal, entretanto, deve ser feita de acordo com as características do cliente.
Diminuição nos processos judiciais
De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, a cobrança abusiva é crime. Por isso, é muito importante adotar técnicas de cobrança e abordagem adequadas e que não humilhem ou afetem a dignidade do devedor.
Esse cuidado garante uma boa imagem à sua empresa, além de evitar processos judiciais. Isso pode resultar em indenizações por danos morais e multas aplicadas pelos órgãos fiscalizadores.
Assim, utilizar diversos canais da maneira correta podem trazer maior sucesso ao contas a receber sem gerar ônus por práticas inadequadas de cobrança.
Melhora no fluxo de caixa
Com um sistema de cobrança mais eficiente, a recuperação do valor das dívidas aumenta e o fluxo de caixa da empresa volta ao nível saudável. Isso significa que a receita passa a superar as despesas e o lucro cresce – o que é fundamental para garantir o sucesso do negócio.
Automatização nos processos de cobrança
Os processos de cobrança podem – e devem – ser feitos de forma automatizada, com sistemas que facilitam a atuação da equipe de contas a receber. E o uso de diversos canais não impede a automatização.
Se você contar com uma plataforma que permite a integração dos canais de cobrança, fica muito mais fácil realizar os processos de maneira ágil – sem a necessidade de intervenção humana. Além disso, o sistema também pode enviar lembretes em caso de atraso, evitando que isso se torne uma nova inadimplência.
O uso de canais digitais e tradicionais de cobrança automatizados, portanto, potencializam os resultados do setor de contas a receber e evitam que sua equipe se mantenha ocupada com tarefas que poderiam ser realizadas por sistemas inteligentes.
Aposte em canais de cobrança integrados
Apostar em canais de cobrança integrados para o departamento de contas de médias e grandes empresas é a melhor opção para ter êxito neste processo e obter resultados positivos na cobrança e recuperação de recebíveis.
A Receiv permite o uso de todos estes canais em sua plataforma, de forma integrada. O objetivo é facilitar o uso e permitir a inteligência de dados por meio de um CRM especialista em contas a receber – gerando muito mais valor e resultados ao setor.
O sistema conecta todas as inovações em cobrança do mercado e permite que empresas de médio e grande porte usufruam destas facilidades. Assim, os times financeiros podem acessar, de forma simples, todos os dados consolidados gerados pelos canais digitais e tradicionais por meio de uma única plataforma.
Quer contar com uma plataforma que descomplica o trabalho do seu time financeiro? Então conheça as soluções da Receiv!
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