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Cobrança manual x cobrança automatizada: quando a intervenção humana pode fazer a diferença?

A automação tem transformado o mundo da cobrança, permitindo que as empresas gerenciem grandes volumes de clientes de forma eficiente. Réguas de cobrança automatizadas podem enviar lembretes, emitir boletos e acompanhar os pagamentos em tempo real. No entanto, mesmo com toda a tecnologia, há momentos em que a intervenção humana na cobrança faz a diferença para recuperar a dívida e manter as relações saudáveis com os clientes.

Identificando o momento certo para a intervenção humana

Nem todas as situações exigem a participação de um operador. Pelo contrário: o cenário manual frequentemente desgasta a equipe e diminui a abrangência da operação. Muitas dívidas podem ser resolvidas por meio de comunicações automatizadas. Entretanto, algumas condições indicam que chegou a hora de escalar para um atendente humano:

1. Resistência persistente do cliente

Quando um cliente ignora repetidamente os contatos automatizados ou demonstra resistência ao pagamento, a presença humana pode fazer a diferença. Um atendente experiente pode abordar o cliente de forma empática, entender sua situação específica e encontrar soluções personalizadas, como renegociação de prazos ou descontos.

2. Casos de alta complexidade

Cobranças que envolvem valores elevados ou contratos complicados podem demandar análise humana. A intervenção humana assegura que os detalhes sejam revisados com cuidado e que as soluções sejam adaptadas à complexidade da situação.

3. Conflitos ou reclamações

Clientes que se sentem injustiçados ou que têm dúvidas sobre os valores cobrados precisam ser ouvidos. Um contato humano permite que o problema seja tratado com agilidade, prevenindo escaladas para órgãos de defesa do consumidor ou redes sociais. Além disso, as reclamações são valiosas para a empresa, na medida em que permitem o aprimoramento de processos. O contato humano pode prevenir, nesse caso, que o cliente opte por romper o contrato – situação conhecida como churn. 

4. Indicadores de risco de cancelamento

Quando um cliente em atraso demonstra intenções de encerrar a relação comercial, é fundamental agir rapidamente. Um atendente pode argumentar os benefícios da continuidade, oferecer condições especiais e reverter a decisão antes que ela seja definitiva.

Benefícios de uma abordagem híbrida

Combinar automação com intervenção humana oferece o melhor dos dois mundos. Enquanto as réguas automatizadas garantem eficiência e reduzem custos operacionais, a participação humana proporciona a personalização necessária para lidar com situações sensíveis.

Ao criar a régua de cobrança, é possível definir, também, momentos específicos para que o operador comece a atuar. 

Vejamos um exemplo de régua de cobrança:

  • D+1: SMS – automatizado
  • D+3: WhatsApp – automatizado
  • D+5: e-mail – automatizado
  • D+7: ligação – manual

Vemos que, após algumas tentativas automatizadas por meios digitais, o contato humano entra em ação. Esse esforço extra busca mudar o curso do processo no sentido do pagamento da dívida em questão. 

Neste cenário híbrido, a presença da tecnologia também é fundamental. Quando o momento do contato humano chega, o sistema de cobrança deve lembrar o operador da ligação que precisa ser feita, adicionando esta atividade à sua fila de tarefas. 

Dicas para uma escalada eficiente

  1. Defina critérios claros: utilize indicadores como valor da dívida, tempo de atraso e respostas do cliente para determinar quando escalar para um humano.
  2. Treine sua equipe: garanta que os atendentes estejam preparados para lidar com diferentes perfis de clientes e ofereçam soluções criativas e empáticas.
  3. Possua uma plataforma de cobrança que centralize todas as etapas: certifique-se de que as interações humanas e automatizadas estejam registradas em um mesmo sistema, permitindo continuidade no atendimento e facilitando a organização. 

Conclusão

Escalar cobranças para intervenção humana é uma decisão estratégica que pode melhorar significativamente os resultados da sua empresa. Mais do que cobrar, é essencial construir relações duradouras com os clientes, e isso muitas vezes exige um toque humano. Adotar uma abordagem equilibrada entre tecnologia e atendimento personalizado é o caminho para o sucesso na gestão de cobrança.