Como a tecnologia pode otimizar a gestão no departamento de cobrança?

Ter um departamento de cobrança eficiente é fundamental para a saúde financeira do negócio. Afinal, a alta taxa de inadimplência pode invalidar esforços de outros setores da empresa para que o faturamento seja satisfatório, colocando a companhia em risco.

Contudo, empresas de médio e grande porte enfrentam maiores dificuldades quando os processos são realizados manualmente. Isso deixa o negócio mais exposto aos erros, especialmente diante do grande volume de informações. Por outro lado, a tecnologia permite otimizar a gestão de cobrança, minimizar falhas e aumentar a produtividade do setor.

Quer entender como isso é possível? Então continue a leitura e descubra como a tecnologia pode otimizar o departamento de cobrança e trazer benefícios para sua empresa.

Acompanhe!

O que é a gestão de cobrança e para que ela serve?

A gestão de cobrança é uma ferramenta aplicada no setor de contas a receber de uma empresa. Desse modo, ela visa manter os recebimentos em dia — evitando atrasos e permitindo que a empresa recupere o crédito de clientes inadimplentes.

Para isso, a gestão propõe medidas e ações para que os devedores cumpram o pagamento das dívidas — tanto as que já venceram quanto as que ainda estão dentro do prazo de pagamento. Porém, para que as estratégias sejam eficazes, é preciso considerar diversos fatores.

Na prática, é comum considerar questões como perfil do cliente, incluindo o seu histórico de pagamentos, e o canal de contato. A partir disso, fica mais fácil elaborar estratégias que possam atingir os objetivos principais do setor.

Quais são os riscos de uma gestão de cobrança ineficiente?

Como você viu, a gestão de cobrança é importante para a saúde financeira da empresa. Logo, quando ela é ineficiente, pode gerar diversos problemas para o negócio. Isso ocorre até mesmo quando o cliente efetua os pagamentos adequadamente.

Afinal, com uma gestão de cobrança ineficaz, a organização pode ter dificuldade em identificar os pagamentos e acompanhar as demais informações. Assim, há riscos de que a empresa envie cobranças indevidas aos clientes ou deixe de adotar medidas para recuperar o crédito dos inadimplentes.

Ambas as situações podem afetar negativamente a empresa no âmbito moral e financeiro. Além disso, a falta de organização de uma gestão ineficiente dificulta o acompanhamento do ciclo financeiro de uma empresa, prejudicando as decisões relacionadas ao orçamento.

Dessa forma, o maior risco de não se preocupar em ter uma boa gestão de cobrança é tornar a própria empresa inadimplente por não conseguir receber os créditos e cumprir com suas obrigações financeiras.

Qual é a importância de utilizar a tecnologia no setor de cobrança?

Após entender os riscos da gestão ineficiente, é essencial saber a importância de utilizar a tecnologia no departamento de contas a receber. O setor é uma das áreas mais importantes para o desenvolvimento do negócio, então vale a pena otimizá-lo.

A seguir, confira as vantagens da tecnologia para o setor de cobrança das médias e grandes empresas!

Automação das atividades

A tecnologia permite automatizar atividades que demandam tempo ao serem realizadas manualmente, especialmente quando são repetitivas. Dessa maneira, ela permite economizar tempo e recursos da empresa, já que os colaboradores poderão focar em outras demandas.

Por exemplo, antes de ligar para um cliente para cobrá-lo de uma conta vencida, o atendente deve procurar manualmente os dados contratuais — o que pode demorar. Já com um software de gestão, o colaborador tem acesso às informações em apenas alguns cliques.

O mesmo acontece com a emissão de boletos, que também pode ser automatizada — tornando o processo muito mais prático e fácil. Outros processos, como envio de notificações, lembretes e conciliação de contas também podem entrar em um fluxo automático com o suporte da tecnologia.

Padronização dos processos

A padronização em todos os processos é essencial para manter uma harmonia entre o trabalho dos colaboradores. Quando os procedimentos são realizados manualmente, isso se torna difícil porque cada colaborador tem sua própria maneira de armazenar os dados e lidar com eles.

Logo, quando um funcionário tem que lidar com os documentos elaborados por outro, pode haver confusão e perda de tempo até o entendimento do processo. Com a tecnologia e consequente padronização dos processos, fica mais fácil compreender as informações relevantes para o setor de cobrança.

Redução de erros

A tecnologia também permite a redução de erros que podem comprometer a empresa. Afinal, quando há automatização e menos processos manuais, há menor incidência de falhas humanas. Essa mudança, inclusive, pode ser essencial para o sucesso do negócio.

Uma cobrança indevida, por exemplo, faz com que a empresa se indisponha com o cliente. Ainda, há riscos de sofrer com processos judiciais, com danos morais e materiais. Com menos falhas, também há uma redução do retrabalho.

Assim, é possível melhorar a eficiência, a qualidade da eficiência e a reputação da empresa. Por outro lado, os gastos tendem a ser reduzidos, ampliando o potencial de lucros do negócio.

Como a tecnologia pode otimizar a gestão no departamento de cobrança?

Como você viu, a tecnologia no setor de cobranças propõe a automação dos processos trazendo rapidez, praticidade e eficiência. Afinal, por meio dela é possível aplicar os 4 pilares da otimização de contas a receber — organização, planejamento, cobrança e padronização.

Para isso, basta utilizar um CRM Inteligente — um programa especializado em contas a receber que simplifica os processos e reúne todas as tecnologias voltadas para cobrança em uma só plataforma. Desse modo, a empresa pode abandonar os formulários de papel e as planilhas.

A seguir, confira quais são as principais vantagens da automação do setor de cobrança por meio de um sistema inteligente:

• geração de relatórios, tanto simples quanto detalhado, de forma automática;
• facilidade no processo de negociação e planejamento de fluxo de caixa;
• redução nos erros de cobrança;
• informações confiáveis, gerando uma análise de dados mais segura;
• planejamento estratégico mais eficiente a partir da análise de dados;
• melhora no atendimento ao cliente;
• maior produtividade, pois ao automatizar os processos repetitivos, sobra mais tempo para o colaborador cumprir tarefas mais importantes.

Neste conteúdo, você aprendeu como a tecnologia pode otimizar o departamento de cobrança. Por meio de um CRM inteligente, a empresa pode aumentar a produtividade, a qualidade do atendimento e a satisfação dos clientes.

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