Como aprimorar a gestão a partir dos dados gerados no contas a receber?

Controlar as contas a receber e tê-las organizadas é essencial para a saúde financeira de qualquer empresa. A implementação – ou não – de processos eficientes neste setor podem, inclusive, ser decisiva para o sucesso (ou fracasso) de médias e grandes empresas.

Afinal, com o departamento de gestão de contas a receber em ordem, é possível acompanhar melhor o fluxo de caixa e todas as informações relacionadas ao recebimento de pagamentos. E, consequentemente, tomar as melhores decisões em relação ao negócio a partir de dados consolidados.

Continue a leitura e saiba mais sobre como os dados podem ajudar na tomada de decisão e na eficiência do departamento!

 

Por que o controle de contas a receber é importante?

Você já deve saber que quem trata as contas a receber com a devida atenção consegue fazer uma gestão muito mais eficiente do negócio.

Afinal, desta forma, é possível fazer projeções financeiras, realizar a comparação de resultados, manter um bom controle das contas a pagar e, claro, manter-se sempre atento aos clientes – sejam eles adimplentes ou inadimplentes. Assim, são evitados imprevistos e surpresas relacionadas à saúde financeira da companhia.

A organização da base de dados dos clientes em uma plataforma concebida para uso inteligente dos dados permite ao gestor e ao responsável pelo setor entender o perfil de cada cliente e traçar caminhos diferentes para tratar com cada um deles, de maneira individual e personalizada.

Um controle eficiente das contas a receber facilita o encontro das melhores alternativas para a cobrança e recebimento dos valores devidos pelos clientes, que, por sua vez, demande uma menor despesa operacional. Dessa forma, os efeitos negativos podem ser minimizados –  inclusive durante crises.

 

Rankings comparativos a partir dos dados

Uma gestão eficiente pode usar os dados gerados no dia a dia da operação para a comparação de resultados e, assim, avaliar competências de cada canal, de cada analista e de cada parceiro de cobrança terceirizada.

A comparação de resultados geralmente é feita pela criação de rankings comparativos em diferentes dimensões, cujo objetivo é ajudar profissionais do contas a receber na otimização das atividades e maximização da recuperação de pagamentos em atraso e, também, de seus clientes.

A dificuldade de criar rankings comparativos, frequentemente, recai na impossibilidade de acessar os dados e organizá-los como ferramenta de decisão, impedindo análises comparativas de rápida análise.

Os rankings comparativos permitem avaliar diversas dimensões, tanto para as atividades realizadas internamente no departamento como para as realizadas por parceiros externos de cobrança, que são:

  • Valor recuperado pelas ações de cobrança;
  • Percentuais recuperados por atividade;
  • Quantidade de acordos fechados;
  • Valor dos Acordos;
  • Promessas de Pagamento;
  • Canais mais utilizados e mais efetivos;
  • Clientes devedores contatados;
  • Além dos rankings de custos envolvidos.

 

Como extrair as melhores decisões a partir dos dados do contas a receber?

Ao controlar as contas a receber, a equipe ou profissional responsável por esse processo precisa conhecer quais são os principais pontos a serem considerados pelo setor. O principal objetivo é manter o departamento funcionando de maneira eficiente e obter dados sólidos para basear suas decisões.

O processo precisa ser realizado com atenção. Tanto que, se algum ponto essencial for esquecido, poderá haver problemas no negócio.

Os aspectos essenciais a serem observados em um controle de contas a receber eficiente são:

  • detalhamento dos valores a receber: expectativa de recebimento por data, taxas de quebra de pagamento, taxas de prorrogações;
  • relação contemporânea de créditos a vencer e vencidos (atrasos);
  • informações sobre cobranças futuras de prorrogações e renegociações: taxas de pagamento e taxas de quebra;
  • dados completos dos clientes: características cadastrais, das operações envolvidas, e comportamento de pagamento de cada um;
  • recorrência e previsibilidade de pagamento de cada um dos clientes;
  • informações referentes a juros, multas e descontos envolvidos em cada uma das tratativas
  • apurar a relação entre as receitas derivadas do atraso (juros, multa e taxas) e a taxa mínima de atratividade do negócio (TMA).
  • canais e formas de comunicação que cada cliente responde melhor
  • risco de crédito e endividamento do cliente no mercado: o risco do cliente pode estar aumentando no mercado

Em muitas companhias, esses dados – tão importantes para qualquer tipo de negócio – acabam sendo negligenciados ou obtidos a partir de diversos sistemas. Neste último caso, o manuseio dos dados acaba sendo prejudicado – sendo necessário um engenheiro ou cientista de dados para conseguir relacionar as informações.

A dificuldade em obter dados completos e consolidados no setor de contas a receber pode impossibilitar a correta avaliação das informações e, consequentemente, a tomada de decisão.

Com um CRM especialista em cobranças, por outro lado, você consegue ter todas as informações na íntegra, reunidas em um só lugar – além de ter um processo muito mais automatizado.

Dessa forma, fica mais fácil, rápido, simples e econômico pensar nas melhores alternativas e tomar boas decisões a partir dos dados gerados no contas a receber.

 

Como fazer um controle de dados eficiente das contas a receber?

Agora que você já entendeu a importância do controle eficiente de dados no contas a receber e descobriu como extrair as melhores decisões a partir dos dados obtidos no setor, confira 3 dicas para manter a excelência no departamento:

1. Escolha um sistema especialista em contas a receber

Controlar manualmente os dados do setor de gestão de cobranças é um processo complexo – e falhas, neste cenário, são muito comuns. Por isso, o ideal é escolher um CRM especialista em contas a receber para cuidar dessa demanda.

Além de ser uma alternativa alinhada à transformação digital nas empresas, ela evita erros humanos, retrabalho da sua equipe e traz muito mais organização, eficiência e qualidade para o setor.

2. Capacite sua equipe

As plataformas de CRM Inteligente são excelentes alternativas para cuidar das contas a pagar e receber de médias e grandes empresas. Entretanto, é primordial que sua equipe ou profissional responsável pelo setor saiba utilizar o sistema e principalmente, consiga avaliar as informações oferecidas pela plataforma.

Por isso, apostar na capacitação da sua equipe é essencial para utilizar os dados extraídos no setor com maior assertividade.

3. Analise os dados

Mesmo integrando todos os dados em um único CRM, é importante tratar as informações com atenção. Ou seja, além de acompanhá-los, é preciso analisá-los com cuidado – a fim de se antecipar aos problemas, encontrar oportunidades e solucionar quaisquer dificuldades com maior facilidade.

Tenha em mente que uma gestão financeira só é inteligente e eficiente quando os responsáveis entendem o que apontam os dados obtidos e sabem o que deve ser feito em cada situação.

Seguindo estes três passos e considerando todas as informações que trouxemos neste post ficará muito mais fácil extrair as melhores decisões a partir dos dados gerados no contas a receber. E, claro, manter o departamento cada vez mais organizado e eficaz.

E, agora que você já sabe o que um CRM de cobrança pode acrescentar à sua empresa, que tal investir em uma solução inteligente para o setor de contas a receber do seu negócio?

A Receiv tem um CRM Inteligente completo – a solução ideal para consolidar as informações do departamento de gestão de contas da sua companhia e ajudar a sua equipe a tomar sempre as melhores decisões inerentes ao setor.  Entre agora mesmo em contato conosco e descubra o que podemos fazer pela sua empresa!

 

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