Como fazer um diagnóstico de eficiência do seu contas a receber?
O contas a receber exerce um papel essencial para a empresa. Porém, nem sempre recebe a devida atenção dos gestores. Você já fez um diagnóstico de eficiência do departamento? Essa é uma ferramenta importante para manter um bom planejamento e otimizar os processos do setor.
Com base nela, a empresa consegue identificar se os resultados estão satisfatórios e ter uma visão ampla sobre o desempenho. Sendo assim, vale a pena entender a importância da estratégia e como implementá-la.
A seguir, você conhecerá o papel do contas a receber e verá como fazer um diagnóstico de eficiência. Continue a leitura e aprenda!
Qual é o papel do contas a receber na empresa?
Para que a empresa consiga lidar com todas as obrigações financeiras assumidas, ela precisa ter recursos disponíveis, certo? Eles são o resultado das negociações, vendas e investimentos. Contudo, muitos contratos são feitos com o pagamento a prazo.
Logo, apesar de ter a previsão de receber determinados valores, a empresa depende de o cliente efetivar o pagamento. É aqui que o setor de contas a receber atua: ele é responsável por controlar os valores pendentes e a sua quitação.
Diante de atrasos, é o setor que identificará a falta de pagamento e adotará as medidas de cobrança. Como os profissionais lidam com o cliente, as ações podem ter impactos nos contratos, influenciando o relacionamento com o consumidor.
Além disso, o departamento consegue levantar dados importantes, como recebimentos em dia, créditos vencidos, descontos concedidos, juros recebidos, entre outros. Eles são essenciais para o controle de fluxo de caixa e o planejamento estratégico.
Portanto, o contas a receber desempenha um papel fundamental para o funcionamento do negócio. Isso porque tanto as informações levantadas quanto os recursos recebidos são necessários para manter a eficiência operacional.
O que é o diagnóstico de eficiência?
O diagnóstico de eficiência busca avaliar os resultados obtidos pelo setor, considerando os fatores operacionais e financeiros. Assim, ele avalia diversas questões, como:
- custos envolvidos;
- tempo gasto pelos time no exercício das atividades;
- profissionais do time de contas a receber;
- retorno obtido (valor recuperado, descontos, juros etc.);
- localização de cliente e atualização de dados;
- volume de renegociações;
- manutenção do relacionamento com o cliente.
O objetivo é entender se o setor de contas a receber traz os resultados esperados. Com base nisso, a empresa consegue identificar a necessidade de melhorias e desenvolver estratégias para otimizar o setor.
Qual é a importância de fazer um diagnóstico de eficiência do setor?
Se você ainda tem dúvidas sobre a importância de fazer esse diagnóstico de eficiência na cobrança, vamos explicar mais sobre a necessidade desse processo. Quando se trata da gestão da empresa, é normal fazer um planejamento administrativo de diversos setores, não é?
Acompanhar os resultados da produção, do comercial e dos recursos humanos, por exemplo, costuma ser parte da rotina. No entanto, quando se trata do setor de contas a receber, muitas vezes o acompanhamento é feito de maneira superficial.
É comum que o foco seja apenas a recuperação de crédito, verificando se as pendências foram ou não resolvidas, e os saldos monetários em questão. Porém, a eficiência do setor envolve outras questões relevantes para o negócio e que exigem atenção dos gestores. Por causa disso, ela demanda planejamento e diagnósticos frequentes.
Impactos da falta de planejamento do setor
Deixar de manter um planejamento do setor de contas a receber pode trazer prejuízos para a empresa. Aqui, um dos problemas é que a falta de diagnóstico, em muitos casos, impede que eles sejam identificados pelos gestores.
Por exemplo, os problemas nas práticas adotadas pelo setor de cobrança podem levar ao encerramento da relação com um cliente. Imagine que ele atrasou um pagamento por esquecimento ou por uma dificuldade pontual, como um problema de saúde.
Se os responsáveis pela cobrança adotarem práticas agressivas, sem empatia, já no primeiro contato, a relação é abalada. Isso faz com que um cliente que poderia ser recorrente deixe de optar pela sua empresa, procurando alternativas entre os concorrentes.
Contudo, sem o acompanhamento das práticas adotadas e dos resultados, dificilmente a situação é identificada. Assim, a falta de planejamento impede que os colaboradores saibam como agir diante de cada caso.
Do mesmo modo, é preciso avaliar como é o retorno obtido com as cobranças, sem considerar apenas o pagamento. Como a cobrança gera despesas, a eficiência do setor também tem relação com o valor efetivamente recuperado, descontando os custos.
Tudo isso é analisado ao fazer um diagnóstico de eficiência, que considerará todos os fatores operacionais e financeiros.
Benefícios do diagnóstico de eficiência
Com base nos resultados obtidos no diagnóstico de eficiência, a empresa consegue revisar as estratégias utilizadas. Assim, com um bom planejamento do setor e a implementação de novas medidas, a companhia consegue aproveitar benefícios.
Por exemplo:
- redução de custos na recuperação de crédito;
- diminuição do tempo investido nas cobranças;
- otimização de processos do setor;
- atuação mais estratégica pelos operadores.
Os benefícios acontecem porque os gestores conseguirão visualizar a velocidade e o custo de cada etapa do processo. Entretanto, vale destacar que um bom diagnóstico precisa de dados do setor — o que exige ferramentas adequadas.
Time com profissionais adequados é mandatório
O time precisa ter formação acadêmica adequada, com base forte em disciplinas de exatas. A área financeira sempre foi quantitativa e, na atual era dos dados, é difícil gerenciar o departamento de contas a receber de forma eficiente sem o domínio do ferramental matemático, estatístico e econométrico.
O time precisa possuir bom raciocínio analítico para conseguir entender as regras de negócios, as informações geradas pelo dia a dia do departamento, e como usar os dados para melhorar o processo. É importante, também, ter um profissional que entenda de relacionamento e comunicação com clientes, atualmente dentro do campo de experiência do cliente, ou customer experience (CS), termo muito difundido no mercado.
Como fazer um diagnóstico de eficiência do contas a receber?
Para fazer um diagnóstico de eficiência adequado e correto é preciso avaliar diversos dados do departamento. Dessa maneira, o primeiro passo é fazer um levantamento sobre os processos que serão mapeados e as informações necessárias.
Veja os principais:
- velocidade e custo por etapa de contato com o cliente;
- quando e como é feita atualização dos dados cadastrais;
- como e quando acontece a comunicação inicial;
- quais são os motivos dos atrasos;
- promessas e previsão de pagamentos informados;
- cumprimento dos acordos negociados;
- canais utilizados para negociação;
- retorno obtido em cada canal de cobrança;
- Taxas de pagamentos e de quebras de pagamentos a vencer;
- Taxas de pagamentos e de quebras de pagamentos prorrogados;
- Taxas de pagamentos e de quebras de acordos e renegociações.
Com todos os dados, é possível mensurar os resultados financeiros e operacionais para entender se o setor realmente atua com eficiência. Nesse momento, um dos principais desafios é a coleta de dados, principalmente por tratar de diversas etapas e processos. A partir dos dados, é possível organizar, analisar e criar indicadores fundamentais para o departamento. Conte com ferramentas que te entregam tudo isso pronto, em apenas um clique.
A limitação evidencia a necessidade de contar com ferramentas adequadas para o setor. O ideal é ter um CRM inteligente, que consiga integrar as diferentes funções existentes e coletar os dados. Com essa solução, a empresa consegue acessar todas as informações necessárias para a avaliação.
Agora você sabe o que é o diagnóstico de eficiência do setor de contas a receber e conheceu sua importância. Então aproveite as nossas dicas e inclua a atividade nas rotinas da empresa para alcançar resultados cada vez melhores!
Gostou do post? Se você quer entender mais sobre avaliação de resultados do setor, saiba como comparar despesas de cobrança e valores recuperados!
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