Como usar alçadas de negociação de forma inteligente

O sucesso do setor de contas a receber depende da capacidade de fazer uma negociação inteligente. Aqui, uma das ferramentas que pode ser usada é a organização de alçadas, que determina os poderes para aprovação do acordo.

Mas será que a sua empresa está aproveitando essa estratégia corretamente? O uso de alçadas é um ponto chave na gestão do contas a receber, contudo, para ter bons resultados é necessário saber como estruturá-las.

Se você quer entender como utilizar as alçadas de negociação de maneira inteligente, continue a leitura!

O que são alçadas de negociação?

As alçadas tratam do limite de competências e de atribuições de uma pessoa para a tomada de decisão. Isso significa que é o fator determinante para que o atendente consiga ou não efetuar os acordos com os clientes.

Também é possível descrevê-las como diferentes etapas para aprovação de um acordo ou condição negocial que sai da política padrão. Basicamente, é a ferramenta que apresenta os limites para as negociações feitas com os clientes.

Assim, elas devem ser desenvolvidas de maneira estratégica. Normalmente, o objetivo é impedir que as negociações fujam dos termos aceitos pela empresa. Porém, elas também podem ser usadas como forma de ganhar tempo e repensar as condições ofertadas ao cliente.

Quando a proposta ultrapassa o que foi determinado, o responsável deve recorrer à alçada correspondente para obter a aprovação. Esse momento interrompe o contato, gerando o compromisso de retorno para retomar a negociação. Portanto, é necessário entender como organizar as alçadas para se comunicar com o cliente.

Por que elas são importantes na negociação?

As alçadas são parte essencial em uma negociação inteligente porque direcionam as ações dos profissionais do contas a receber. Certamente, eles precisam de autonomia durante a comunicação, mas a existência de limites é importante no processo.

Por exemplo, em um primeiro contato da empresa para fazer uma proposta de pagamento, o cliente pode fazer uma contraproposta. Nesse caso, é comum pedir maiores descontos ou prazos de pagamento, que devem se avaliados pelo atendente.

Sem estratégias definidas para que eles saibam como agir, os acordos realizados podem trazer prejuízos. Além disso, a existência de alçadas consegue dar uma pausa na negociação para que a proposta seja analisada.

O fato de interromper o fluxo, mesmo que a proposta seja aceita, não demonstrará grande facilidade para o cliente. A ideia é que a percepção de facilidade para melhorar descontos e prazos pode fazer com que ele tente negociar ainda mais, dificultando a realidade da empresa.

Como utilizar as alçadas para uma negociação inteligente?

Você já sabe o que são alçadas de negociação e conhece sua importância para o departamento de contas a receber. Então agora é o momento de entender como utilizá-las na sua estratégia para conseguir negociar de maneira mais inteligente.

Defina as estratégias de alçadas inteligentes

Para começar, o setor de contas a receber precisa ter as alçadas bem estruturadas. É preciso definir os limites de negociações estabelecidos, além de criar toda a hierarquia de aprovação.

A prática ajudará a guiar os colaboradores, fazendo com que eles identifiquem com clareza até onde podem ir nas tratativas. Ademais, ela também indicará os responsáveis pela aprovação, para que o fluxo seja encaminhado corretamente.

Alie as alçadas com a estratégia de comunicação

Uma dica que ajuda a ter mais eficiência e a otimizar as tarefas do setor é automatizar algumas etapas das negociações. Para isso, é preciso alinhar as alçadas com as estratégias de comunicação que serão utilizadas.

Pense em uma régua de cobrança que determina o envio de um e-mail de cobrança após certo período de atraso. Se a empresa oferece condições na mesma época, como parcelamento ou revisão de prazos, isso pode fazer parte do comunicado.

Outro ponto é que os colaboradores precisam entender as alçadas para que saibam usá-las na comunicação. Em um momento em que a negociação se torna muito complexa, é possível dizer que não tem autonomia para decidir, encerrando o contato temporariamente.

Como você viu, a interrupção pode ser interessante. Apesar de oferecer boas condições em um primeiro contato, agilizar a negociação nem sempre é benéfico, se a condição que prevalecer for a do cliente, envolvendo grandes descontos ou prazos extensos. As concessões feitas trazem impactos para o orçamento e é preciso dar preferência para opções vantajosas para o negócio. O segredo aqui é fazer um equilíbrio entre ‘facilitar para receber’ e as ‘regras contratuais’. Empresas que permitem grandes alterações nas regras de pagamento, em especial, nos primeiros dias de atraso, alteram a percepção do cliente sobre o real valor do que foi contratado.

Crie fluxos para agilizar a negociação

Criar fluxos significa entender como serão feitos os contatos, quais são os momentos certos para negociar e quais as etapas envolvidas. Assim, o fluxo deve especificar as alçadas, suas funções e maneira como elas serão gerenciadas.

Outro ponto importante é a definição de como as informações sobre negociações serão enviadas para a próxima etapa. É preciso utilizar canais confiáveis para garantir que os responsáveis terão acesso a todos os dados necessários para a decisão.

Ao fazer isso, a empresa precisa fazer um ajuste em relação às ofertas feitas e a necessidade de aprovação por superiores. O ideal é que as análises aconteçam de forma rápida, para facilitar o retorno ao cliente e a conclusão da negociação, evitando novos custos.

Tenha um sistema para lidar de forma eficiente com alçadas

Um dos pontos fundamentais para que a negociação tenha sucesso e não surjam problemas no fluxo é manter registros. Dessa maneira, ao organizar as alçadas, também é preciso verificar como a documentação será enviada e rastreada, se necessária.

Assim, diante de auditorias e questionamentos sobre a negociação, tudo estará registrado. Vale ressaltar, ainda, que os próprios clientes podem solicitar a documentação. Além disso, elas são essenciais para eventuais ações judiciais de cobrança.

Uma boa dica para se organizar é contar com um CRM especialista em cobranças. Nele, a empresa consegue integrar diferentes tarefas, reunir dados e arquivar documentos. Com isso, a criação de alçadas inteligentes e a estruturação das estratégias fica mais simples, otimizando os processos.

Entendendo o funcionamento das alçadas e como elas podem ajudar em uma negociação inteligente, é possível fazer melhorias nos setor. Contudo, para ajudar, é importante ter uma plataforma, como a Receiv, para concentrar todos os processos!

Este post esclareceu o assunto? Se você quer complementar a leitura, conheça 5 vantagens da automação de processos para o contas a receber!

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