Conciliação automática de recebíveis: quais as vantagens e como fazer?

Com mais opções de meios de pagamento, as vendas de médias e grandes empresas tendem a crescer. Com isso, os negócios enfrentam um grande desafio: controlar tudo o que entra e sai. Assim, vale a pena buscar formas de otimizar esse processo.

A solução mais prática e eficaz tem sido a automatização da conciliação de recebíveis. Por meio dela, é possível centralizar todo o processo e informações de recebimento em um sistema de cobrança inteligente.

Quer entender melhor sobre o assunto? Então confira este artigo. Nele, você verá a importância da conciliação de recebíveis e entenderá como a automatização pode ser benéfica para a sua empresa. E, ao final, descobrirá como fazer essa conciliação de maneira eficaz.

Acompanhe!

O que é conciliação de recebíveis?

Antes de tudo, é preciso relembrar o que é conciliação de recebíveis. Essa é uma atividade que consiste na conferência e cruzamento de dados relacionados às transações financeiras com cartões de crédito e débito.

Assim, é possível verificar se há inconsistências entre os valores recebidos e os descontos cobrados pelas operadoras. Além disso, a empresa também pode ter uma visão do quanto receberá e quando o depósito será realizado.

Quais são os desafios da conciliação de recebíveis manual?

Como você viu, a conciliação de recebíveis é fundamental para a gestão financeira de qualquer negócio. No entanto, o processo de gestão pode ser complexo e demorado, especialmente quando todo trabalho é realizado manualmente.

Isso porque uma planilha de Excel, por exemplo, demanda muito mais tempo para ser preenchida. Dessa forma, os profissionais gastam um tempo desnecessário com uma tarefa simples. Além disso, a lentidão pode afetar todo o fluxo da gestão da conciliação de recebíveis.

Por exemplo, a demora para identificar a duplicidade no pagamento. Se o processo fosse rápido, esse problema poderia ser resolvido antes mesmo que o cliente percebesse e precisasse solicitar a devolução do valor.

Além disso, lidar manualmente com uma enorme quantidade de dados e informações para fazer a conciliação de recebíveis exige um nível de atenção alto. Se o profissional estiver cansado por realizar tarefas repetitivas e demoradas, ele estará mais suscetível a falhas e erros.

Mas afinal, o que é conciliação automática de recebíveis?

Até aqui você relembrou o que é conciliação de recebíveis e viu os desafios enfrentados pelas empresas quando o processo é realizado manualmente. A partir de agora você verá formas de otimizar a atividade. A principal delas é a conciliação automática de recebíveis.

Essa é uma solução tecnológica, seja por meio de um software ou plataforma online. Ela permite automatizar tarefas que fazem parte do processo de controle de recebíveis em cartões. Por exemplo, a padronização dos dados enviados pelas operadoras de cartão.

Além disso, esse sistema realiza a conferência automática dos valores computados pela empresa e os valores recebidos pelas operadoras. Também analisa as datas de pagamento e taxas cobradas para identificar inconsistências nas informações.

Quais são as vantagens de fazer conciliação automática de recebíveis?

Depois de descobrir que é possível automatizar a conciliação de recebíveis, vale a pena conhecer seus benefícios. Ela torna o processo mais fluido e também traz outras vantagens, como:

Diminui erros

Com a automação, é possível diminuir e eliminar os erros. Isso porque tanto o registro das informações quanto a conferência são automáticos. Dessa forma, o processo de gestão de conciliação de recebíveis se torna mais seguro.

Reduz as perdas

Junto à diminuição de erros, é possível reduzir perdas. As taxas cobradas sobre cada operação financeira têm um impacto significativo no caixa da empresa. Se houver divergências na cobrança de taxas, a conciliação automática de recebíveis permitirá identificar qualquer falha e prevenir prejuízo.

Melhora a projeção de fluxo de caixa

Uma empresa que faz conciliação automática de recebíveis sabe exatamente quanto e quando receberá, bem como os valores já recebidos. Desse modo é possível melhorar a projeção de fluxo de caixa da empresa e fazer planos com mais segurança.

Ajuda a tomar decisões importantes

A automação da conciliação de recebíveis também ajuda a tomar decisões importantes para a empresa. Ao ter mais clareza sobre as contas, será possível fazer escolhas estratégicas. Por exemplo, considerar a necessidade de antecipação de recebíveis.

Como fazer a conciliação de recebíveis?

Você já sabe que a automatização pode tornar a conciliação de vendas mais eficaz. Mas, como viabilizar esse processo em médias e grandes empresas?

Confira dicas para fazer a conciliação de recebíveis!

Tenha o registro de todas as operações financeiras

O ponto inicial da conciliação de recebíveis é ter em mãos os registros de todas as operações financeiras efetuadas via cartão de crédito e de débito. Por isso, vale a pena contar com um sistema que reúna todas essas informações de maneira automatizadas.

É importante que esses registros contenham informações como forma de pagamento, números de parcelas, data da venda e valor da venda. Também baixe os relatórios dos valores repassados pelas operadoras.

Cruze as informações dos relatórios com o extrato bancário

Depois de reunir os dados e baixar os relatórios de cada operadora, em um processo manual, é comum consultar os extratos bancários para começar a conciliação. Nesse caso, é preciso, por exemplo, verificar se as taxas cobradas em cada transação estão condizentes com aquelas do contrato.

Também é comum identificar se os valores dos relatórios foram creditados corretamente na conta bancária e se todas as vendas registradas foram recebidas. Além disso, se torna importante conferir se nos relatórios das operadoras constam as contas a receber que estão registradas no sistema.

Registre a variação dos saldos finais

Se houver divergências nos saldos finais, é importante investigar a causa, já que podem resultar em prejuízos financeiros para a empresa. Geralmente, o que pode acontecer são cobranças indevidas, cobranças duplicadas ou estornos solicitados pelos clientes.

Caso não haja inconsistência entre os dados comparados, o resultado pode ser liquidado. Depois disso, é interessante elaborar um relatório para evitar erros no futuro.

Um sistema inteligente, no entanto, poderá facilitar e viabilizar todas essas etapas com rapidez e transparência necessárias para o bom funcionamento do contas a receber.

O que um sistema de cobrança inteligente pode fazer por você?

Para não precisar conciliar manualmente os lançamentos recebidos pela operadora, você pode contar com um sistema de conciliação de recebíveis. Afinal, com ele é possível ter acesso às informações padronizadas.

Todas as informações podem ser conferidas e ajustadas de forma prática. Com alguns cliques, será fácil verificar todas as inconsistências identificadas pelo sistema. A partir daí, você só precisará fazer a conferência dos dados bancários e as correções necessárias.

É possível perceber que a automatização da conciliação de recebíveis torna muito mais fácil, rápido e seguro a conferência das vendas de médias e grandes empresas. Então não deixe de contar com um sistema de cobrança inteligente que otimize seu processo!

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