Contratos digitais e assinatura online: entenda os benefícios dessa tendência

Em 2020, o isolamento social decorrente da pandemia do corona vírus impulsionou a transformação digital nas médias e grandes empresas. Isso porque a impossibilidade de encontros presenciais fez com que elas precisassem adaptar suas atividades para o ambiente virtual.

Assim, as reuniões se tornaram videoconferências e muitos contratos passaram a ser assinados online. Essa dinâmica, inclusive, pode seguir mesmo depois da pandemia.

Afinal, as pessoas estão cada vez mais dispostas a conhecer as facilidades que a tecnologia pode proporcionar. Por isso, é essencial que as empresas acompanhem as mudanças do mercado.

Quer saber mais? Neste artigo, você entenderá os benefícios dos contratos digitais e da assinatura online. Saberá, ainda, como essa tendência pode impactar sua empresa, especialmente o setor de contas a receber.

Acompanhe!

O que é um contrato digital?

O contrato digital é um instrumento de celebração negocial entre duas ou mais pessoas. Ele sujeita às partes ao cumprimento do que foi acordado entre elas. Diferentemente do contrato tradicional, ele é celebrado 100% no ambiente virtual.

Ou seja, nenhum papel ou cópias impressas são usados durante a elaboração, assinatura e armazenamento do contrato. Em geral, o documento é gerado em plataformas especializadas, que oferecem suporte para a criação, o preenchimento e a assinatura do contrato.

Também há estrutura para o seu envio e armazenamento. Além disso, os contratos online podem ser criados em programas tradicionais de criação de documentos, como o Word. Ou, ainda, em uma plataforma de CRM inteligente — a partir da integração com sistemas que oferecem essa solução.

Para que serve a assinatura online?

Para que as empresas se sintam seguras em suas negociações, é preciso gerar autenticidade de documentos. Assim, a assinatura online é usada com esse objetivo nos contratos digitais. Afinal, é ela que comprova a identidade de cada pessoa na internet.

No entanto, cabe ressaltar que existem duas espécies de assinatura online. São elas:

Assinatura eletrônica

Representa todas as assinaturas realizadas no ambiente online, como senhas, tokens, assinaturas digitais, entre outras. Nesses casos, a identificação do usuário se dará pelo endereço de IP do aparelho utilizado, pela geolocalização e logins e senhas, por exemplo.

Assinatura digital

É uma modalidade de assinatura eletrônica que possui métodos de verificação mais robustos. Isso porque só é possível realizá-la por meio de um certificado digital, que é protegido por criptografia. Assim, é possível identificar com mais precisão a identidade do signatário.

O contrato digital tem validade jurídica?

Os contratos assinados digitalmente têm sim validade jurídica. Isso é garantido pela Medida Provisória nº 2200-2 de 2001, que regulariza as transações eletrônicas no país e cria a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — ICP Brasil.

No entanto, há peculiaridades que precisam ser observadas. De acordo com a MP, os contratos digitais assinados online com certificado emitido pela ICP Brasil têm a mesma validade jurídica que os documentos em papel com assinatura manuscrita e com reconhecimento de firma.

E um diferencial é que, caso ele seja contestado judicialmente, há presunção de legalidade. Isso porque a assinatura usa a chave criptográfica contida no arquivo do certificado. Assim, é possível garantir a integridade e a autenticidade da assinatura.

Portanto, se uma das partes alega que a assinatura foi fraudada, esta deverá provar a fraude. Por outro lado, a assinatura eletrônica não tem essa presunção de legalidade. Ela tem apenas validade jurídica — desde que haja um acordo prévio entre as partes e contenha as informações básicas de um contrato.

Assim, se uma das partes contestar judicialmente a validade de contrato que não tenha assinatura digital, a outra parte que está sendo acusada terá que provar que o acusador, de fato, assinou o contrato. Isso porque se acredita que uma assinatura comum possa ser fraudada.

Quais são os benefícios dos contratos digitais e da assinatura online para as empresas?

Até aqui você viu o que é contrato digital, para que serve a assinatura online e como esses documentos tem validade jurídica. Agora é preciso entender por que adotar essa solução pode ser benéfica para a sua empresa.

Confira as vantagens!

Otimização de processos administrativos

O envio de documentos online e a coleta de assinaturas digitais é muito mais dinâmica que a assinatura manuscrita em papel. Afinal, não é preciso enviar os contratos por correio nem se deslocar até um cartório para sua autenticação, o que tornaria o processo mais lento.

Redução de custos

A desmaterialização dos contratos reduz significativamente os custos operacionais. A economia envolve itens relacionados diretamente com a operação — como papel e cartucho para impressão, e também os indiretos. Por exemplo, deslocamento, taxas de estacionamento e de autenticação etc.

Maior produtividade

A economia de tempo também leva à maior produtividade. Nesse caso, o tempo que antes era despendido em um processo lento pode ser usado em atividades mais estratégicas que trazem mais resultados para a empresa.

Mais segurança

Como você viu, o uso de contratos digitais é seguro. Os contratos online são geralmente autenticados por meio de sistemas de assinatura que ajudam a evitar fraudes. E existem diversas soluções que aumentam ainda mais a segurança — como os sistemas de CRM inteligentes.

Fluxo de trabalho facilitado

Como todos os contratos online são armazenados digitalmente, eles estão acessíveis a qualquer momento. Assim, eles podem ser consultados sempre que for necessário. Por exemplo, o setor de contas a receber pode acessá-lo facilmente para fazer a projeção de fluxo de caixa.

Como implementar um sistema de contratos digitais e assinatura online?

Agora que você conhece as principais características dos contratos com assinatura online e os benefícios dessa tendência, é hora de entender como implementar esse sistema em sua empresa. O primeiro passo é selecionar uma plataforma de assinatura.

Esta etapa é bastante importante, pois o sucesso das transações online dependerá de uma escolha acertada. Portanto, avalie com cautela as opções e dê preferência para aquela que é facilmente integrada a um sistema de CRM inteligente.

Por meio dele, é mais fácil fazer a gestão dos contratos. Dessa forma, você não se esquece de renovar os contratos nem perde os prazos para o cumprimento das cláusulas. Após escolher os softwares de assinatura de contrato online, integre-o ao seu sistema de gestão e comece a usá-lo.

Como você viu, assinar contratos online é um processo simples e seguro, que agiliza o fechamento de negócios. Ele também ajuda a reduzir custos e trazer mais produtividade para a empresa. Além disso, facilita o fluxo de trabalho de diversos setores — inclusive, no contas a receber.

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