Despesas da cobrança e valores recuperados: você consegue compará-los?

A inadimplência é um dos principais desafios enfrentados pelas empresas. Os atrasos nos pagamentos afetam o orçamento e podem gerar dificuldades para o negócio. Por isso, é importante investir em práticas de cobrança para ter os valores recuperados.

Ao desenvolver suas estratégias, também é preciso acompanhar métricas para entender os resultados obtidos. Um dos cuidados essenciais é identificar as despesas de cobrança para compará-las com a recuperação de crédito.

Quer aprender a fazer isso? Neste post, mostraremos como comparar valores recuperados e despesas de cobrança!

O que compõe o processo de recuperação de recebíveis?

Para começar, é importante avaliar tudo o que faz parte da recuperação de recebíveis. Com isso, ficará mais fácil entender a importância do comparativo entre os valores recuperados e as despesas geradas pelos procedimentos.

Na tarefa, a empresa deve investir tempo e recursos para a criação da régua de cobrança e a organização de todos os processos. Também é necessário ter ferramentas adequadas, enquanto o setor emprega esforços nas práticas de cobrança.

Então, o processo de recuperação envolve questões como:

• treinamento e capacitação da equipe;
• ferramentas de cobrança (sistemas, telefonia, cartas etc.);
• equipamentos utilizados pelo setor;
• concessão de descontos na negociação;
• protesto e negativação;
• terceirização da cobrança, se for o caso;
• cobrança judicial.

Quais são as despesas de cobrança?

As despesas de cobrança são todos os custos trazidos pelo processo de recuperação de crédito. Basicamente, derivam dos fatores citados no tópico anterior, são eles:

• A equipe traz despesas salariais;
• As ferramentas têm custos de aquisição e ou mensalidades;
• Os “consumíveis” trazem custos variáveis, e muitas vezes estão associados ao uso dos canais de cobrança;
• A negativação tem custos unitários para o registro cadastral;
• O protesto de clientes tem custos de cartório;
• A cobrança terceirizada tem custos oriundos da remuneração de parte do valor recuperado.
• A cobrança judicial tem custos inerentes à gestão e andamento dos processos no judiciário.

Outro ponto que, muitas vezes, é esquecido quando se fala das despesas é a perda de poder aquisitivo. A inflação faz com que os créditos percam valor com o decorrer do tempo.

De certo modo, a perda pode ser compensada com juros e multas. Porém, as limitações legais dos valores que podem ser cobrados nem sempre permitem isso. Ademais, como a concessão de descontos nessas taxas é uma prática utilizada na negociação, a perda se torna mais real.

Mais um aspecto que deve ser observado é que existem valores que não são recuperados. Dessa forma, os custos envolvidos em negociações não retornam. Ou seja, a despesa precisa ser coberta pelos demais créditos recuperados.

Portanto, os custos envolvidos podem fazer com que, na prática, a empresa perca parte do valor da venda feita ao cliente, mesmo quando ele quita a dívida. Por isso, é relevante sempre avaliar indicadores para observar os resultados dos seus processos de cobrança.

Qual a importância de acompanhar as despesas de cobrança?

Existem diversos motivos para acompanhar o indicador de despesas de cobrança, assim como outros fatores relacionados à saúde financeira da empresa. Um dos principais é entender que o valor investido para recuperar o crédito pode reduzir muito o resultado final líquido do processo, se não for feito com eficiência.

Em alguns casos, o que foi recebido após o pagamento do cliente não cobre nem as próprias medidas utilizadas para cobrá-lo. Então, vale a pena avaliar os gastos e os resultados.

Confira algumas razões que demonstram a importância da prática:

Mensuração de resultados

Em primeiro lugar, o acompanhamento das despesas de cobrança é fundamental para mensurar os resultados dela. Afinal, não basta apenas constatar que os clientes pagaram as dívidas após serem cobrados. Os gestores reportam resultados e precisam ter subsídios para demonstrar a eficiência do processo.

É necessário entender qual foi o resultado financeiro real das medidas. Ou seja, a empresa deve subtrair os custos relacionados à recuperação de crédito do montante que foi pago. Sem isso, a análise ficará comprometida.

Mesmo o tempo gasto pelos colaboradores no processo traz custos, já que ele deixa de cumprir outras atividades que poderiam gerar lucros diretos. Diante disso, a análise tem um papel importante para verificar se os processos estão adequados.

Identificação de melhores canais

Com a transformação digital, são vários canais disponibilizados para a aplicação de medidas de cobrança. Tais como:

• SMS;
• e-mail;
• ligação;
• WhatsApp;
• RCS;
• Chat de atendimento;
• portal da empresa;
• plataformas de negociação on-line;

Cada um tem custos específicos e volumes diferentes de resultados. Então é preciso ter um controle sobre as despesas envolvidas em cada meio de cobrança, do tradicional aos digitais, e o retorno obtido em cada um.

O indicador ajuda a entender quais canais são mais eficientes, permite analisar as estratégias usadas e aplicar melhorias nos demais. A avaliação também pode identificar meios que não trazem o retorno esperado e, talvez, não devam ser usados com tanta frequência.

Identificação dos custos das réguas de cobrança

As políticas de cobrança possuem, via de regra, a formalização das réguas de cobrança, que faz com que o processo de cobrança seja organizado e respeite etapas operacionais e de comunicação com os clientes a medida que o tempo passa, e o cliente não efetua o pagamento.

Neste contexto, o gestor além de conseguir avaliar por cada item as despesas de cobrança em relação ao valor recuperado, precisa avaliar o resultado final do conjunto das ações realizadas ao longo do tempo pelas réguas de cobrança.

É muito comum uma empresa grande ter diversas réguas de cobrança, e saber a efetividade da régua como um todo é fundamental. A partir daí, é possível criar réguas “concorrentes”, como conjunto de regras diferenciada, para comparar e avaliar efetividade ao longo do tempo, levando a um processo contínuo de aprimoramento do processo.

Otimização de custos

Como vimos, existem várias ferramentas de cobrança e ambientes de negociação possíveis. A diversidade traz benefícios ao aumentar os canais de atendimento e permitir a otimização das atividades do setor de contas a receber.

No entanto, também pode se tornar mais difícil mensurar todas as informações sobre os custos, que envolvem tempo e dinheiro. Sem esses dados, a empresa não conseguirá manter uma boa gestão de suas despesas.

Há riscos de ter investimentos elevados demais para o retorno obtido nas contas a receber, por exemplo. Logo, a avaliação desses fatores é uma estratégia necessária para evitar problemas e potencializar os custos com os resultados do setor.

Como comparar despesas de cobrança e ganhos?

Agora que você sabe a importância da prática, é hora de entender como comparar as despesas e os ganhos. Para isso, é preciso ter ferramentas de controle adequadas. Nesse caso, os controles manuais e as planilhas dificilmente conseguem oferecer todos os dados necessários.

O processo manual também exige ainda mais tempo da equipe, o que aumenta as despesas do setor. Portanto, a solução ideal é contar com um CRM especialista em contas a receber.

A ferramenta integra as funcionalidades relacionadas à cobrança do cliente inadimplente. Assim, todos os dados ficam consolidados no sistema, o que permite avaliar os canais utilizados, resultados obtidos e custos envolvidos.

A tela abaixo da Receiv ilustra a efetividade de ações de cobrança dia a dia e permite a comparação direta dos custos e valores recuperados. Em apenas 1 clique os gestores acessam informações completas sobre o andamento da cobrança e se destacam em reuniões de reporte de resultados e na entrega de desempenho superior.

Somente dessa forma você conseguirá mensurar os custos e fazer a comparação com os resultados de maneira eficiente. Com base nos dados, será possível identificar pontos de melhoria e desenvolver estratégias para otimizar o setor de contas a receber.

Como foi possível notar, a mensuração das despesas da cobrança é essencial. Para tanto, a empresa se beneficia de contar com recursos adequados para coletar e comparar as informações — como um CRM inteligente de contas a receber.

Ao seguir nossas dicas, é possível comparar os custos de cobrança com os valores recuperados. Em consequência, você terá uma visão mais acertada sobre os resultados obtidos. A prática também refletirá na saúde financeira da empresa!

Se você ficou interessado em soluções para acompanhar e comparar esses indicadores na sua empresa, conheça a Receiv e veja como podemos ajudar!

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