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Gestão de contas a receber: 6 dicas para otimizar processos em grandes e médias empresas

Sem receber pelos produtos vendidos ou serviços prestados, é impossível que uma empresa sobreviva. Por isso, a gestão de contas a receber pode ser considerada como o coração do departamento financeiro.

Em empresas de médio e grande porte, o alto volume de operações pode resultar em falhas. Por isso, otimizar e automatizar as funções relacionadas ao contas a receber é fundamental para garantir o equilíbrio do fluxo de caixa e minimizar riscos.

Mas, como é possível fazer isso? Você descobrirá a resposta nas 6 dicas que trouxemos neste post. Acompanhe a leitura para descobrir como otimizar os processos do contas a receber em médias e grandes empresas e fazer uma gestão cada vez mais eficiente no setor.

Vamos lá?

1. Aprenda a organizar as contas a receber

Organização e otimização são palavras que andam de mãos dadas. Quanto mais organizados estiverem os registros, mais fácil será a gestão de contas da empresa.

Documentos bem organizados devem permitir uma visão geral e simplificada de todas as entradas e saídas da empesa. O objetivo é que as datas estejam visíveis, facilitando o controle financeiro.

Entretanto, a organização do contas a receber deve ir além das planilhas simples, com título do documento a e a data. É preciso muito mais para manter o setor em ordem.

Categorizar essas contas é fundamental para manter o recebimento de ativos sob controle, garantir fácil acesso aos lançamentos futuros e agir de maneira preventiva frente a problemas – como a inadimplência.

Entre algumas categorias que podem – e devem – ser organizadas nesse processo, estão

recebimento de fornecedores;
recebimento em cartão e crédito;
recebimento por boleto;
vendas a prazo;
vendas à vista;
controle de adimplentes;
lista de inadimplentes.

2. Faça um planejamento do fluxo de caixa

A categorização do contas a receber contribui para que a empresa tenha uma visão panorâmica sobre os lançamentos futuros. A partir disso, é possível realizar um planejamento de fluxo de caixa.

Planejar as entradas e saídas futuras é fundamental para que a empresa possa se manter sustentável. Por meio dessas informações, é possível organizar os investimentos necessários para que o negócio se desenvolva.

Além disso, contribui para que a organização ofereça as melhores condições em negociação aos inadimplentes. Isso porque o panorama sobre o fluxo de caixa permite identificar os períodos em que há mais dinheiro em caixa – gerando oportunidades de flexibilizar as propostas.

A flexibilização das propostas de pagamento evita que a empresa fique muito tempo sem receber os créditos devidos. Por isso, vale a pena considerá-la nesse processo.

3. Cobre os inadimplentes

A cobrança aos inadimplentes não deve acontecer apenas quando a empresa estiver com o fluxo de caixa favorável as boas condições de pagamento. É preciso ter um cronograma de cobranças fixo.

Em médias e grandes empresas, constituir um departamento exclusivamente voltado para essa função pode otimizar os serviços e garantir que as negociações sejam ainda mais eficientes.

Além de ter um setor exclusivo para essa atividade, estabelecer uma política de cobrança é essencial para reduzir a incidência de erros e aumentar a recuperação de créditos.

Mas lembre-se de que o processo de cobrança deve ser integrado a uma plataforma completa, que lhe ofereça todas as informações necessárias para otimizar o dia a dia da equipe.

4. Padronize os processos

Padronizar processos é outro recurso obrigatório para otimizar a gestão de contas a receber. Especialmente quando falamos em médias e grandes empresas, cujo volume de operações é alto e exige ainda mais organização.

O raciocínio é muito simples: imagine se cada membro do departamento financeiro utilizar sua própria planilha de controle para o controle do fluxo de caixa. Certamente, a falta de padrão dificulta a conciliação de pagamentos e recebimentos e facilita que alguma operação passe despercebida.

Pode, ainda, ocasionar o desencontro de informações na hora de identificar a origem de um ativo, ou a perda de registros importantes em meio aos dados.

Além de evitar esse tipo de situação, processos bem-definidos e padronizados eliminam o retrabalho e permite que a empresa delegue responsabilidades individuais para cada profissional – tornando o contas a receber um setor ainda mais estratégico.

5. Repense o relacionamento com o cliente

Prezar pelo bom relacionamento com o cliente é responsabilidade da empresa como um todo. Isso significa que todos os departamentos devem trabalhar em prol desse objetivo.

Quando falamos do setor de contas a receber, as cobranças indevidas podem colocar todo o trabalho das equipes a perder. Dito isso, tenha em mente que nem sempre um cliente que está devendo deixou de arcar com seus compromissos.

A lacuna no fluxo de caixa pode ser fruto da falta de padrão e organização. A otimização de processos do contas a receber evita que isso aconteça.

Um dos principais erros das políticas de cobrança é não mostrar interesse em cultivar os bons relacionamentos. Ao se preocupar em manter o cliente próximo, a empresa consegue identificar com maior facilidade as soluções de pagamento mais adequadas para cada situação.

Essa atitude facilita possíveis negociações e, consequentemente, contribui para manter o fluxo de caixa em dia. Percebe a importância da implementação da otimização?

6. Utilize um CRM Inteligente especialista

Organização, planejamento, cobrança e padronização: como alcançar os 4 pilares da otimização da gestão de contas a receber da empresa de forma fácil, rápida e inteligente?

A resposta é simples: utilizando um CRM Inteligente especialista em contas a receber. O uso de um sistema inteligente e especializado em contas a receber é capaz de simplificar os processos e reunir todas as inovações pertinentes ao setor em uma só plataforma.

O resultado são operações totalmente automatizadas: o fim dos formulários em papel, das planilhas de Excel e da falta de sintonia entre os profissionais do setor.

As principais vantagens da automação de processos do contas a receber por meio do CRM inteligente também incluem:

análise segura de dados, proporcionando uma atuação mais estratégica;
geração de relatórios automáticos, simples e detalhados, facilitando os processos de negociação e o planejamento do fluxo de caixa;
o fim das atividades manuais e repetitivas, trazendo mais produtividade;
redução nos erros de cobrança, trazendo melhorias no relacionamento com os clientes.

Perceba que o uso de uma única plataforma inteligente possibilita que as empresas sigam todas as 6 dicas de otimização de processo na gestão de contas citadas ao longo desse artigo.

E, por fim, não se esqueça que aprimorar a performance do setor de contar a receber por meio da tecnologia interfere na empresa como um todo: ajuda no controle de gastos, na identificação dos melhores pagadores, na manutenção de um fluxo de caixa saudável e muito mais!

Então, que tal permitir que a tecnologia faça parte da gestão de contas a receber da sua média ou grande empresa? Entre em contato com a Receiv, conheça melhor nossas soluções e otimize seus resultados agora mesmo!

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