Mensagem de cobrança: como criar uma comunicação eficiente?

A inadimplência é um grande desafio para as empresas. Afinal, ela significa receita que deixa de entrar para o fluxo de caixa, o que pode trazer problemas para a organização. Desse modo, é necessário utilizar recursos para a recuperação de recebíveis, como a mensagem de cobrança.

Embora seja uma estratégia relativamente simples, ela pode ser muito eficiente. Mas, para isso, a companhia precisa seguir requisitos a fim de gerar uma boa comunicação. Essa pode não ser uma missão fácil, portanto é interessante que você entenda mais sobre a tática.

Neste conteúdo, você entenderá o que é uma mensagem de cobrança e o passo a passo de como criá-la de forma eficaz!

O que é uma mensagem de cobrança?

Uma mensagem de cobrança é a comunicação realizada por meio de texto e pode ser enviada por SMS, email e, até mesmo, WhatsApp. Portanto, ela é uma das estratégias da régua de cobrança — roteiro para recuperação das dívidas de modo sistemático.

O objetivo do comunicado é lembrar os consumidores sobre os vencimentos, além de oferecer opções para que o pagamento da dívida seja efetuado. Dessa maneira, ela pode ser uma grande aliada para evitar a inadimplência dos clientes.

Como funciona e quais as características dessa mensagem?

Após entender o que é uma mensagem de cobrança, é interessante que você saiba como ela funciona e suas particularidades. Essa estratégia pode ser utilizada tanto antes do vencimento quanto depois.

Porém, em todos os casos, essa etapa faz parte pós-venda e é realizada pelo setor de cobrança. Ademais, uma vez realizada, ela pode ser automatizada, o que poupa tempo e energia da equipe.

Outro ponto importante ao adotar esse recurso é utilizar a cobrança amigável. Isso porque, ao cobrar de maneira agressiva as chances de receber as dívidas e de conseguir novas negociações podem ser reduzidas.

Além disso, esse tipo de prática pode expor a empresa a problemas judiciais por cobrança abusiva ou vexatória. Logo, quando se fala em cobrança por mensagens, o cuidado deve ser maior, já que não é possível perceber, com certeza, qual é o tom utilizado por quem envia o comunicado.

Assim, os textos devem seguir características importantes para uma boa comunicação, como:

• tratamento cordial e respeitoso;
• controle da situação;
• entendimento das condições do cliente;
• compreensão dos motivos que geraram o atraso no pagamento;
• apresentação de uma proposta interessante para o cliente pagar a dívida.

Por que a mensagem de cobrança precisa ser eficiente?

Como você viu, a mensagem de cobrança pode ser uma aliada na hora de recuperar os recebíveis. Por meio desse recurso, sua empresa pode garantir maior controle financeiro e menor prejuízo com as perdas. Entretanto, para isso acontecer, é necessário que ela seja eficiente.

Afinal, uma boa comunicação no momento da cobrança aumenta as chances do seu cliente colocar o pagamento da dívida como prioridade. Dessa forma, a longo prazo, a mensagem de cobrança impacta diretamente na redução dos índices de inadimplência da empresa.

Como criar uma mensagem de cobrança eficiente?

Agora que você entendeu por que a mensagem de cobrança precisa ser eficiente, deve aprender a elaborar os textos. Como existem 3 momentos em que esse recurso pode ser utilizado, é interessante criar o conteúdo certo para cada um deles.

Acompanhe a seguir!

Mensagem de cobrança antes do vencimento

Em uma mensagem de cobrança antes do vencimento, a abordagem deve ser indireta para que lembre o cliente sobre o pagamento, mas sem citar a dívida. Nesse sentido, você pode aproveitar o momento para levantar pontos importantes sobre o pós-venda.

Pergunte ao consumidor, de forma sutil, se o serviço ou produto adquirido está suprindo suas expectativas. Em seguida, informe-o sobre as datas de vencimento. Caso a resposta seja negativa, você pode apresentar novas soluções.

Essa estratégia é interessante porque, além de lembrar o cliente sobre o pagamento próximo, demonstra preocupação por parte da empresa com a qualidade das entregas.

Mensagem de cobrança no vencimento

Assim como a mensagem de cobrança de antes da data de pagamento, o conteúdo do envio no vencimento também deve ser sutil. Isso porque a cobrança incisiva no dia do pagamento pode atrapalhar.

O cliente pode receber a mensagem de forma negativa, já que ele ainda está dentro do prazo e a empresa prever o momento em que ele efetuará o pagamento. Portanto, a abordagem deve ser direcionada a relembrar a data de vencimento.

Por exemplo: “A sua fatura vence hoje. Para facilitar, estamos enviando o boleto e o código de barras em anexo”. É importante ter em mente que não é recomendado enviar mensagem aos fins de semana ou fora do horário comercial. Essa atitude pode soar como indelicadeza.

Mensagem de cobrança após o vencimento

Como você viu, as mensagens de cobrança dos períodos anteriores devem ser sutis. Agora, você deve entender como criar conteúdos para a recuperação da dívida em inadimplência. Nesse caso, a primeira estratégia é enviar textos breves e formais.

Por exemplo, se enviar um e-mail, você pode informar sobre a pendência e dar explicações sobre os dados principais do produto ou serviço e do pagamento. Então, ao ler a mensagem, o cliente poderá buscar a regularização da dívida.

Nessa etapa, é necessário ter cuidado para não ser agressivo ou desrespeitoso. Por exemplo, o atraso pode ter sido causado por uma distração, um problema pontual ou, até mesmo, situações mais graves — como uma doença ou um acidente.

Ademais, receber um texto agressivo ou que possa gerar interpretações incorretas pode prejudicar a relação com a empresa. Depois, se o primeiro contato não for bem-sucedido, vale recorrer a outros canais de comunicação.

Também é preciso estar preparado para atender ao cliente, que pode apresentar justificativas ou dúvidas sobre o pagamento. O ideal é estudar o caso para saber como é possível oferecer alternativas que viabilizem o pagamento.

Esse contato próximo e humanizado ajuda a fazer com que o cliente enxergue a empresa como parceira, não apenas como um credor. Dessa maneira, é possível aumentar as chances de que o débito seja regularizado.

Por fim, é interessante contar com uma plataforma inteligente de cobrança, como a Receiv. Esse sistema inclui uma régua de cobrança eficiente e permite automatizar os processos. Portanto, ajuda na prevenção de altas taxas de inadimplência e otimiza os resultados do setor.

Conclusão

Como você conferiu neste artigo, a mensagem de cobrança pode ser eficiente em diferentes momentos. Entretanto, para que a estratégia tenha sucesso, é importante ter uma boa comunicação na recuperação dos recebíveis e contar com uma plataforma completa.

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