Quando o assunto é a organização do fluxo de trabalho, diversas técnicas podem ser utilizadas. Entre elas, a metodologia Kanban é uma das mais populares.
Com origens no Japão, essa técnica de gerenciamento de fluxo de trabalho foi inicialmente utilizada pela Toyota na década de 1940, para otimizar o trabalho industrial dentro do Sistema Toyota de Produção. Entretanto, foi a partir do trabalho de David J. Anderson que o Kanban se tornou popular como metodologia ágil. Sua flexibilidade e eficácia a tornaram uma ferramenta valiosa em diversos setores, incluindo o financeiro.
Neste artigo, vamos explorar como o Kanban pode ser aplicado no processo de cobrança para torná-lo mais eficiente e organizado.
O que é Kanban?
O Kanban é um sistema visual de gestão de tarefas que utiliza cartões e quadros para representar o fluxo de trabalho. Ele ajuda as equipes a visualizar as tarefas, identificar gargalos e melhorar a eficiência dos processos. Para isso, o Kanban é dividido em colunas que representam diferentes estágios do processo, como “a fazer”, “em progresso” e “concluído”.
O Kanban é baseado em princípios simples, como:
- Visualização do trabalho: usar cartões para representar tarefas e colunas para mostrar seu estágio atual. Conforme as tarefas são concluídas, o cartão se move através das colunas.
- Limitação do trabalho em progresso (WIP): definir um limite de tarefas para cada estágio, de modo a assegurar um bom ritmo de trabalho e que as tarefas de cada estágio sejam concluídas antes que outras sejam iniciadas.
- Gerenciamento do fluxo: monitorar, medir e otimizar o fluxo de trabalho para que ninguém fique sobrecarregado.
- Políticas explícitas: tornar regras e processos claros para todos.
- Ciclos de feedback: realizar reuniões regulares para discutir o progresso e as melhorias.
- Melhoria contínua: incentivar a análise contínua e a otimização dos processos.
Por ser uma metodologia ágil e uma ferramenta de organização do processo, o Kanban também pode ser aplicado ao processo de cobrança.
Benefícios para o processo de cobrança
1. Visibilidade e Diagnóstico
O Kanban proporciona uma visão clara de todas as etapas do processo de cobrança, o que aumenta a transparência e permite a identificação rápida de gargalos em cada etapa, facilitando a resolução de problemas.
2. Organização da equipe
O Kanban se destaca por ser um excelente método de organização individual e coletiva, permitindo que os operadores visualizem rapidamente todos os devedores pelos quais são responsáveis e quais tarefas devem fazer no dia.
3. Satisfação do Cliente
Graças a sua agilidade, a metodologia Kanban permite a potencialização da experiência do cliente, por meio de respostas mais rápidas e precisas, o que conduz, também, à maior eficiência na recuperação de recebíveis.
Além disso, o Kanban promove uma maior personalização do atendimento, ao permitir que um operador saiba exatamente qual é o estágio que cada cliente se encontra no processo de cobrança, o que permite a adaptação das abordagens.
Implementando o Kanban no departamento
Implementar o Kanban no processo de cobrança requer uma abordagem estruturada. Aqui estão os passos para fazer isso de maneira eficaz:
- Mapear o processo atual: antes de implementar o Kanban, mapeie o processo de cobrança atual. Identifique todas as etapas desde a emissão da fatura até o recebimento do pagamento.
- Definir as colunas do Kanban: com base no mapeamento do processo, defina as colunas que representarão os diferentes estágios do processo de cobrança. Um exemplo básico poderia incluir as colunas “Sem cobrança”, “Tentativas de contato”, “Em negociação” e “Acordo fechado”.
- Criar os cartões de tarefas: cada fatura ou cliente pode ser representado por um cartão. Inclua informações relevantes como a data das próximas atividades e o nome do operador responsável por aquele cliente. Estes cartões devem ser movidos pelas colunas conforme progridem pelo processo de cobrança.
- Estabelecer limites de trabalho em progresso (WIP): para evitar sobrecarga e garantir que as tarefas sejam concluídas eficientemente, defina limites para o número de tarefas que podem estar em progresso ao mesmo tempo. Por exemplo, a coluna “Em Cobrança” pode ter um limite de tarefas por operador. Isso ajuda a equipe a se concentrar e a manter um fluxo de trabalho constante.
- Implementar ferramentas digitais: de modo a facilitar a organização e lidar com um alto volume de cartões, a utilização de ferramentas digitais com painéis Kanban é uma boa opção. Algumas plataformas de cobrança já possuem essa opção, como é o caso da Receiv.
Para quais tipos de operações essa metodologia é indicada?
Em resumo: o método pode funcionar tanto para operações com menor volume de clientes e valores mais altos, quanto para operações com um grande volume de clientes de valor mais baixo.
O Kanban é uma ferramenta valiosa para aprimorar a cobrança em carteiras de clientes que possuem dívidas de valores mais altos, especialmente aqueles que exigem um atendimento personalizado, como os clientes de produtos de atacado e empresariais.
No caso de operações com um grande volume de clientes menores, o Kanban ajuda a organizar e priorizar a cobrança, evitando que a cobrança de alguma fatura seja esquecida. Aqui, a flexibilidade do Kanban permite ajustar rapidamente a prioridade das tarefas.
Implementando na prática: como funciona o Kanban disponibilizado na plataforma Receiv?
Como dito anteriormente, as ferramentas digitais são uma boa opção para implementar o método Kanban. Na plataforma de cobrança Receiv, para além dos benefícios já expostos, o Kanban ajuda os times a conduzir seu dia a dia, uma vez que os cartões são atualizados com a data da próxima atividade agendada à medida que o operador conclui suas tarefas.
Conclusão
O Kanban, criado pela Toyota na década de 1940 e popularizado a partir de 2004, é uma metodologia ágil que pode potencializar o trabalho da equipe de cobrança, proporcionando uma visão mais clara e estruturada do fluxo de trabalho, bem como identificando e eliminando gargalos.
Quando integrado à plataforma de cobrança do time, o Kanban se torna ainda mais poderoso, permitindo a criação facilitada de colunas e cartões, bem como a conclusão rápida das tarefas e o acompanhamento completo do processo em um só lugar.
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