Com o grande volume de transações e a ampla variedade de métodos de pagamento disponíveis hoje em dia, um dos grandes desafios do departamento financeiro é a conciliação de pagamentos. Se esse processo não for realizado corretamente, a empresa pode sofrer com prejuízos nas entradas de caixa.
Neste texto, você entenderá, de maneira simples, o que é conciliação de pagamentos e por que você deveria automatizar esse processo. Desejamos uma boa leitura!
O que é conciliação de pagamentos?
A conciliação de pagamentos consiste em comparar os dados dos créditos registrados nas contas correntes com os controles internos de faturas e recebíveis dos clientes. Esse processo é essencial para identificar os pagamentos realizados pelos clientes, monitorar atrasos e detectar a inadimplência. Desta forma, é possível garantir a integridade do departamento de contas a receber.
O processo de conciliação de pagamentos é composto por diversas etapas, levando em conta os métodos de pagamento utilizados pela empresa. No Brasil, os métodos de pagamento mais utilizados são: cartão de crédito ou débito, boleto bancário e transferências via DOC, TED e Pix.
As dificuldades geradas pela conciliação manual
Nos parágrafos anteriores, entendemos o que é a conciliação de pagamentos. Mas por qual motivo a conciliação manual é prejudicial ao time?
A conciliação manual de pagamentos traz uma série de dificuldades ao departamento, que variam conforme o meio de pagamento utilizado. As mais comuns são a lentidão e a dificuldade de contabilizar manualmente os recebimentos, bem como os erros humanos inevitáveis em um processo manual.
Quando o procedimento de controle de pagamentos é falho, as transações podem ser canceladas, as vendas podem ser duplicadas e cobranças indevidas podem acontecer. Este último é especialmente prejudicial, pois a cobrança indevida pode causar prejuízos para a empresa. Por exemplo, os clientes podem processar judicialmente e receber indenizações se os contatos forem frequentes ou resultarem em uma negativação no órgão de proteção ao crédito.
Por que você deveria automatizar o processo de conciliação de pagamentos
Para superar os obstáculos mencionados, a solução é contar com uma plataforma de conciliação automatizada. Com ela, é possível centralizar todos os processos e informações financeiras, tornando a gestão precisa.
Ao adotar a automatização da conciliação, as equipes financeiras ganham uma série de benefícios, incluindo:
- Identificação ágil dos pagamentos realizados.
- Detecção imediata de possíveis discrepâncias de valores.
- Comunicação automatizada com clientes para a validação de pagamentos.
- Gerenciamento de tarefas facilitado com alertas de diferenças de valores.
- Controle de uso simplificado.
- Redução significativa de despesas pessoais no setor financeiro.
Logo, a automação da conciliação financeira traz agilidade, precisão e segurança ao processo. Ao utilizar uma plataforma que possua conciliação automática, tanto o registro das informações quanto a verificação delas são realizados de forma automática, garantindo, assim, a eliminação de erros no processo de gestão de recebíveis.
A figura a seguir ilustra o funcionamento de um processo automatizado de identificação e conciliação de pagamentos:
Fonte: Livro “Cobrança Inteligente”, de Pedro Bono, Luiz Bono e Ana Milan
Além disso, a automatização da conciliação ajuda a evitar perdas financeiras, oriundas da cobrança incorreta de taxas. Com a rápida identificação de qualquer divergência, é possível corrigir a cobrança e evitar cobranças desnecessárias, o que pode ter um impacto significativo nas despesas da empresa.
A conciliação automatizada é, portanto, uma ferramenta valiosa para garantir a precisão dos registros financeiros.
Além de garantir a precisão das informações financeiras e evitar perdas, a conciliação automatizada de recebíveis oferece uma visão clara e confiável sobre o fluxo de caixa da empresa. Com uma projeção precisa dos recebimentos futuros, é possível tomar decisões estratégicas com segurança.
A plataforma de cobrança que proporciona a conciliação de pagamentos automática e confiável
Vimos que a conciliação de pagamentos eficiente é fundamental para a gestão de contas a receber e que um processo automatizado evita perdas financeiras e proporciona credibilidade aos dados de fluxo de caixa.
A plataforma de cobrança Receiv pode ajudar nessa tarefa. Além de conciliar automaticamente os pagamentos, ela ajuda a gerir o processo de contas a receber e cobrança de ponta a ponta, desde as etapas preventivas até a negativação.
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