O que é um plano de ação e como fazer para o contas a receber?

Para que uma empresa consiga alcançar seus objetivos nos devidos prazos, é indispensável que a gestão seja capaz de desenvolver estratégias eficazes. Por isso, saber como fazer um plano de ação é uma prática importante para o negócio.

É por meio dele que todos terão um norte para sua atuação cotidiana e a execução dos seus projetos. No entanto, a elaboração do plano pode ser um desafio para diversos gestores, especialmente quando o foco está em setores específicos da organização — como o de contas a receber.

Quer entender mais sobre como fazer um plano de ação e a importância dele para a gestão financeira de médias e grandes empresas? Acompanhe a leitura deste artigo!

O que é um plano de ação?

Antes de entender mais sobre como fazer um plano de ação, é interessante saber o que é esse mecanismo. Dessa forma, você poderá ter uma visão mais clara de como ele contribui para a execução de projetos na sua empresa.

Nesse sentido, o plano de ação é um material que apresenta a estratégia que a organização adota para a sua operação cotidiana e aplica na gestão de projetos. O documento deve detalhar elementos como as metas da empresa, o cronograma de atividades e o papel de cada setor.

Assim, ele funciona como um mecanismo de gestão que otimiza a rotina do negócio. Além disso, como o plano atua como um guia para a execução de tarefas, os gestores poderão ter uma melhor compreensão sobre o andamento dos projetos — facilitando possíveis ajustes de estratégia.

Uma das abordagens mais comuns para a elaboração de planos de ação é a partir da metodologia 5W2H. Ela consiste na definição de respostas para 7 perguntas. São elas:

• o quê? (what);
• por quê? (why);
• onde? (where);
• quem? (who);
• quando? (when);
• como? (how);
• quanto? (how much).

Ou seja, esse método inclui todos os principais pontos de atenção da gestão e da equipe durante a execução de tarefas. Dessa maneira, o 5W2H pode otimizar a execução do planejamento.

Para que ele serve?

Agora que você sabe o que é o plano de ação, é preciso compreender para que ele serve. Primeiramente, essa ferramenta contribui para o aumento da produtividade da empresa. Afinal, cada colaborador saberá o seu papel na rotina da companhia.

O plano de ação também atua na resolução de problemas da organização. Isso acontece porque, caso a empresa identifique gargalos em sua operação, ela poderá criar um planejamento para solucioná-los de maneira mais ágil e eficaz.

Essa oportunidade de identificar problemas também está presente durante a execução dos projetos. Desse modo, os gestores poderão perceber o que está dificultando o alcance dos objetivos e buscar formas de contornar o cenário.

Além disso, o plano de ação desempenha um papel relevante na coleta de dados da empresa. A partir do estabelecimento de métricas, os gestores terão em mãos dados sobre a rotina da organização para apoiar sua tomada de decisão.

Como o plano de ação pode ajudar no contas a receber?

Como você viu, o plano de ação é importante para a gestão da empresa. Nesse sentido, ele também desempenha funções estratégicas no setor de contas a receber. Para entender melhor, imagine que sua organização precisa reduzir a inadimplência dos clientes.

Esse é um cenário que dificulta a gestão financeira e pode colocar em risco toda a operação da empresa. Assim, por meio da criação de um plano de ação, será possível elaborar uma estratégia que ajude os clientes a honrarem seus compromissos financeiros.

Isso pode incluir a criação de uma régua de cobrança, por exemplo. Ademais, como haverá o estabelecimento de metas claras, será possível monitorar as contas a receber de forma mais ágil. Desse modo, é possível agir de forma rápida em algum desequilíbrio no fluxo de caixa.

Como fazer um plano de ação para o contas a receber?

Agora que você entendeu como o plano de ação contribui para a gestão de projetos e operação cotidiana da empresa, é preciso saber como estruturá-lo com foco no setor de contas a receber.

Confira o passo a passo!

Definir objetivos

O primeiro passo para fazer um plano de ação é estabelecer os objetivos. Afinal, eles servirão como um norte para a elaboração da estratégia e a análise de resultados no futuro.

Nesse sentido, é indispensável que as metas sejam atingíveis e úteis para a rotina da empresa. Para facilitar o seu alcance, é interessante realizar uma avaliação prévia da realidade do setor para entender o que é mais estratégico nesse momento.

Estabelecer as métricas

Após definir as metas, é preciso ter métricas de avaliação. Para tanto, pode ser pertinente adotar objetivos e resultados-chave (OKRs) na estratégia de gestão. Eles surgem a partir da criação de uma meta principal e de indicadores que mostrarão o avanço do planejamento.

Na prática, o objetivo central pode ser mais aberto, como “acabar com a inadimplência na empresa”. Porém, os indicadores precisam ser mensuráveis para facilitar a análise de resultados.

Elaborar planos de contingência

Mesmo com a elaboração de um plano de ação claro e adequado para a rotina do contas a receber, não há como garantir sucesso na abordagem. Portanto, é interessante que a empresa desenvolva estratégias de contingência.

Uma boa dica é fazer uma análise de riscos antes mesmo da execução do plano de ação. Logo, caso um desses cenários se concretize, a empresa poderá contorná-los de forma mais ágil.

Monitorar os resultados

Saber como fazer um plano de ação também demanda acompanhamento próximo dos resultados. Afinal, não basta apenas elaborar o planejamento, é preciso monitorar a operação para aumentar as chances de que ele seja efetivo.

Para tanto, é possível definir prazos para analisar se a empresa está próxima dos resultados-chave. Ainda, vale a pena fazer reuniões regulares com o time de contas a receber para entender como está a execução das tarefas e a evolução do processo.

Esse contato frequente facilita a identificação de desafios para o alcance dos objetivos. Desse modo, os gestores poderão tomar decisões que colaborem para a solução dos problemas.

Como vimos, saber como fazer um plano de ação é vantajoso para a gestão de projetos da empresa e para a rotina do contas a receber. Agora que você conheceu esses detalhes, será possível aplicar essa estratégia no cotidiano da organização.

A sua empresa faz gestão de tarefas no setor de contas a receber? Entenda a importância dessa prática!

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