Prorrogações de pagamentos, acordos e renegociações: a dimensão que precisa de uma estratégia específica

As renegociações, prorrogações de pagamento e os acordos fazem parte da rotina do departamento de contas a receber. Utilizadas diante da inadimplência de clientes, elas têm o objetivo de recuperar o crédito ao oferecer condições diferenciadas de pagamento.

Para tanto, o setor precisa elaborar uma régua de cobrança, com estratégias de comunicação e ações específicas que serão adotadas para essas situações. Um erro comum é não diferenciar as medidas que devem ser aplicadas em cada situação.

É preciso lembrar que cada cliente se comporta de maneira diferente, e as situações de prorrogações de pagamento, acordos e renegociações já são revisões das condições negociadas inicialmente, logo, as ações devem ser desenvolvidas de forma específica. Exatamente por isso, preparamos este conteúdo com dicas para planejar as renegociações de maneira efetiva.

Confira!

Entenda o motivo das renegociações

O primeiro ponto para desenvolver boas estratégias de cobrança é entender o motivo do atraso. As causas influenciam nas medidas que podem ser adotadas para solucionar o problema. Em alguns casos, a prorrogação do pagamento é suficiente para resolver a questão.

Em outros, é necessário renegociar mais termos da dívida para fazer um acordo, como taxas, forma de pagamento e prazos. O que definirá as condições é a causa do atraso e as possibilidades do cliente para regularizar a questão.

Assim, para que a régua tenha melhores resultados, é preciso ter diferentes estratégias para abarcar os variados motivos. Inclusive, a identificação das causas pode ajudar a evitar novos atrasos. Por exemplo, um cliente que sempre paga após ser notificado, provavelmente atrasou por esquecimento.

Nesses casos, repensar a forma de comunicação de uma pré-cobrança, relembrando a data de vencimento, pode solucionar a questão. Em outras situações, a motivação da inadimplência pode mudar a maneira de negociar o pagamento.

Estresse financeiro, desemprego, acúmulo de dívidas ou problemas de saúde trazem dificuldades, que devem ser solucionadas de formas diferentes. Então, ao traçar estratégias, tenha uma etapa para identificar a causa do atraso e adote medidas que considerem diversos cenários. Essa etapa de identificação é chamada de etapa de qualificação da situação financeira do devedor, que deve ser desempenhada a partir de um questionamento estruturado para o analista identificar a modalidade mais adequada para a solução do atraso no pagamento.

Pense na experiência do cliente

O objetivo de ter uma estratégia de renegociação é buscar meios de receber os valores pendentes. Porém, as práticas adotadas não podem focar apenas em conseguir a quitação. Elas devem pensar também na experiência do cliente e na construção e manutenção da reputação da empresa.

É certo que a falta de pagamento acontece por diversos motivos, que pode até incluir má-fé do devedor. No entanto, é mais provável que ela seja resultado de dificuldades financeiras, que podem ser causadas por muitas razões.

Dessa forma, as comunicações do setor precisam ser feitas pensando no acolhimento do cliente. A abordagem deve acontecer com um tom amigável, com empatia. Ela não pode se limitar a falar sobre o atraso e cobrar, mas também entender por que o pagamento não foi feito.

Lembre-se de que após regularizar o débito, o cliente pode fazer novos negócios com a empresa. Ademais, ele pode indicar os produtos ou serviços para conhecidos. Entretanto, se ele tiver uma má experiência nas políticas de cobrança, o relacionamento será abalado.

Além disso, cada pessoa se comporta de maneira diferente diante de processos de cobrança. Alguns apresentam resistência em determinados canais, enquanto outros são mais flexíveis. Portanto, esses dados devem ser considerados ao elaborar as etapas da negociação.

Considere os dados e as variáveis da negociação

As negociações contam com diversas variáveis, como o prazo de pagamento, o meio utilizado e os descontos nas taxas (juras e multa). Logo, é importante que o acordo seja desenvolvido em conjunto com o cliente, por meio da análise de propostas e contrapropostas.

Normalmente, prazos maiores reduzem eventuais descontos, mas também aumentam o risco de quebra de acordo. Por outro lado, um prazo menor, sem desconto, pode inviabilizar o pagamento pelo cliente.

É por isso que as ações adotadas precisam considerar as particularidades e os seus impactos no orçamento, assim como no risco de inadimplência. Ter estratégias engessadas, aplicadas a todos os clientes sem distinção, pode prejudicar o sucesso das negociações.

É neste ponto que o uso inteligente dos dados é fundamental. Com uma ferramenta profissional, especialista em contas a receber, é possível entender o comportamento de pagamento do cliente, identificar o canal mais adequado para o contato e desenhar o fluxo de pagamento que levará às maiores taxas de pagamentos e solução.

Saiba como controlar o novo fluxo

Depois de conseguir fazer um acordo de pagamento, é necessário acompanhar o fluxo para garantir o seu cumprimento. Fazendo isso, o setor acompanha resultados e pode adotar medidas complementares para garantir a quitação.

Nesse sentido, existem algumas dicas específicas que podem ajudar o departamento de contas a receber, que são:

Invista na comunicação após o acordo

A comunicação com o cliente deve ser trabalhada mesmo após o sucesso da renegociação. Nesse momento, o setor de contas a receber pode investir em mensagens que sirvam como lembretes e incentivo.

Mensagens próximas ao vencimento, como nas estratégias pré-cobrança, são interessantes para prevenir atrasos. Ainda, para investir no relacionamento e motivar o cliente, ela pode ter recados adicionais, conforme o andamento do acordo.

Por exemplo, após quitar 50% do valor, o cliente pode receber um recado: “você já está na metade do seu acordo, logo irá terminar, continue com garra!”. Isso gera maior aproximação, humanizando a empresa e o setor de cobranças.

A melhor maneira de acompanhar todas as etapas e garantir a realização das atividades planejadas é a automatização. Para tanto, vale contar com software especializado na gestão de contas a receber.

Conte com um CRM Inteligente de cobrança

Para ajudar na criação das melhores estratégias para prorrogação, acordo e renegociação de pagamento, tenha um CRM Inteligente. Com uma ferramenta especializada em cobranças, como a Receiv, é possível coletar e analisar diversos dados para desenvolver as ações.

Dessa maneira, ela identifica os comportamentos dos clientes, as probabilidades de pagamento, a receptividade nos canais de cobrança, entre outras informações. Então o setor pode criar réguas inteligentes e automatizar tarefas, garantindo a aplicação de todas as práticas planejadas.

Portanto, ter uma plataforma que integre os processos e estratégias é fundamental para ter melhores resultados. Além disso, a ferramenta consegue acompanhar os fluxos e otimizar as atividades do setor de contas a receber.

Agora que você já sabe a importância de ter boas estratégias de cobrança, que tal aplicar as nossas dicas? Com elas, a empresa pode conquistar maior eficiência nas prorrogações de pagamentos, acordos e renegociações.

E então, gostou do conteúdo? Quer potencializar as estratégias de cobrança na sua empresa? Conheça a Receiv e descubra como um sistema de cobrança inteligente pode ajudar!

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