Qual é o momento certo para enviar mensagens de cobrança?

 

Lidar com a inadimplência dos clientes pode ser um problema recorrente nas empresas. Contudo, existem recursos que ajudam a evitar o endividamento dos consumidores ou a recuperar o dinheiro devido, como é o caso das mensagens de cobrança.

Porém, para ter sucesso ao utilizar essa estratégia, é preciso saber qual é o momento certo para enviar as mensagens. Isso permite que a comunicação seja eficiente e gere os resultados esperados com os clientes.

Neste artigo, você entenderá como identificar o momento correto para enviar as mensagens de cobrança.

Continue a leitura e confira!

Qual é o papel das mensagens de cobrança no setor de contas a receber?

A mensagem de cobrança é uma estratégia bastante simples, mas muito eficiente para a recuperação de recebíveis. Ela consiste em um comunicado feito por meio de texto que pode ser enviado por diferentes canais de comunicação, como e-mail, SMS ou WhatsApp.

O objetivo da mensagem é alertar e lembrar os clientes sobre os vencimentos dos débitos. Além disso, a empresa pode aproveitar para oferecer opções para que o pagamento da dívida seja realizado.

Logo, a mensagem de cobrança é uma ferramenta bastante útil para o setor de contas a receber evitar a inadimplência dos clientes. Ela pode envolver três etapas principais, que são:

Mensagem antes do vencimento

Nesse caso, a abordagem é indireta, pois o objetivo é lembrar o cliente sobre o pagamento. A dívida não é citada diretamente porque a ideia é ser um momento de comunicação no pós-venda.

É possível aproveitar a mensagem de cobrança antes do vencimento para perguntar se o consumidor está satisfeito com a aquisição do produto ou contratação do serviço. Em seguida, ele deve ser informado sobre as datas de vencimento das parcelas.

Além de lembrar uma questão importante para o cliente, essa estratégia permite apresentar soluções para as insatisfações que ele tiver. O processo também demonstra a preocupação da empresa em garantir a qualidade das entregas.

Mensagem no vencimento

Também é possível fazer a cobrança no vencimento da dívida. Entretanto, é preciso ter cuidado para o cliente não receber a mensagem de forma negativa, pois ele ainda está dentro do prazo de pagamento.

A depender da abordagem, o consumidor pode se sentir compelido a realizar o pagamento, sendo que ele tem até o fim do dia para isso, por exemplo. Portanto, a mensagem deve servir apenas como um lembrete sobre a data de vencimento.

Mensagem após o vencimento

Por fim, a empresa pode mandar uma mensagem de cobrança após o vencimento da dívida. Nesse caso, também é interessante se prontificar a auxiliar o cliente, se ele apresentar dúvidas ou justificativas sobre o pagamento.

Antes de fazer esse contato, é fundamental analisar cada situação para entender como é possível oferecer alternativas para o devedor realizar o pagamento.

Como construir uma mensagem de cobrança?

Agora você sabe que a mensagem de cobrança pode ser enviada por diferentes canais e em diversos momentos, a depender da estratégia da empresa. Para ter sucesso na utilização desse recurso, é preciso usar a linguagem correta.

A escolha dependerá do canal utilizado para enviar a mensagem e do posicionamento geral do negócio no mercado. Mas, independentemente do contexto, é preciso ter uma comunicação clara e respeitosa, mantendo a linguagem cordial — mesmo diante da inadimplência.

Outro ponto importante é não enviar mensagens nos fins de semana ou fora do horário comercial. Se esses fatores não forem respeitados, o contato pode soar como indelicadeza e parecer desrespeitoso.

Também é preciso enviar textos breves e considerar que as mensagens de cobrança após o vencimento devem ter um tom formal. Para que elas sejam efetivas, vale informar a existência da dívida e fornecer informações sobre o pagamento.

Após o primeiro contato, é preciso aguardar um determinado prazo para enviar outra mensagem, caso a primeira abordagem não tenha sido bem-sucedida. Nesse momento, também é preciso ter cuidado para não soar agressivo, mantendo boas práticas de cobrança.

Afinal, o atraso no pagamento pode ser causado por um problema pontual, seja um esquecimento ou alguma situação mais grave, mas momentânea. Ainda, enviar um texto ríspido ou que possa gerar informações incorretas pode prejudicar a relação com a empresa.

Portanto, um contato próximo e humanizado ajuda a estreitar a relação com os clientes. Com isso, eles podem enxergar a empresa como uma parceira, aumentando as chances de eles efetuarem o pagamento dos valores devidos.

Qual é o momento certo para enviar esse tipo de mensagem?

Além do que você já aprendeu até aqui sobre as mensagens de cobrança. Porém, para saber o momento ideal de enviar uma mensagem, é preciso saber que ela é uma das ferramentas adotadas na régua de cobrança.

Essa é uma estratégia que define quais medidas serão realizadas para que a empresa receba os valores devidos. Logo, a régua funciona como um roteiro para recuperar os valores de maneira sistemática.

Para tanto, diversos passos são colocados em prática, como definir datas para o envio de mensagens de cobrança e o conteúdo desses contatos. Também são consideradas as situações de pagamento dos clientes e o tipo de dívida de cada um.

Assim, a utilização de uma régua de cobrança permite que a empresa saiba exatamente quando há uma pendência, permitindo notificar os clientes de modo correto. Ela também determinará o momento ideal de enviar cada comunicado.

Como você viu, o envio da mensagem pode ocorrer antes, durante e após o vencimento. Isso permite recuperar os valores devidos com mais rapidez. Dessa forma, a ferramenta contribui para otimizar o processo de cobrança e buscar melhores resultados.

Como a Receiv pode ajudar nesse processo?

Após entender como a régua de cobrança ajuda a estabelecer o momento certo para enviar as mensagens, saiba que é possível automatizar o processo. Para isso, a empresa pode contar com uma plataforma inteligente que tenha uma régua de cobrança eficiente, como é o caso da Receiv.

Com o sistema, há como prevenir a inadimplência e otimizar o trabalho do setor de contas a receber. Afinal, a automação elimina erros de cobrança causados por processos manuais. Ainda, há a vantagem de gerar relatórios automáticos e realizar a análise segura dos dados.

Isso garante melhorias no relacionamento com os clientes e contribui para o desenvolvimento de médias e grandes empresas no mercado.

Neste artigo, você aprendeu qual é o momento certo para enviar mensagens de cobrança e ter bons resultados com a estratégia. Lembre-se de que é possível deixar esse processo automático com um sistema de cobrança inteligente, trazendo maior eficiente para o setor de contas a receber.

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