Você conhece o lado burocrático do contas a receber?

A gestão financeira adequada e estratégica é indispensável em uma empresa. Ela permite que o negócio se mantenha no mercado e atinja seus objetivos. Entre as subdivisões do segmento, há o setor de contas a receber.

Ele tem importância central. Afinal, envolve a entrada de recursos e, portanto, determina se a empresa poderá realizar seus planos e honrar seus compromissos. Mas, você sabia que não basta apenas registrar as vendas e conferir os pagamentos? O setor exige mais que isso.

A seguir, conheça a burocracia encontrada na área de contas a receber e saiba como obter mais eficiência nos processos!

O lado burocrático do contas a receber

Entre concretizar uma venda e efetivamente receber por ela podem ocorrer diversos processos, especialmente em médias e grandes empresas. Como o volume é maior, as atividades são intensas e há maiores chances de ocorrer imprevistos ou problemas.

Confira alguns dos aspectos principais relacionados à burocracia do setor!

Comunicação com clientes

A forma como a comunicação com os clientes é estruturada é fator crucial para amplificar ou reduzir a burocracia. A falta de organização dos dados dos clientes costuma ser uma fonte de lentidão no atendimento e reclamações por má qualidade da relação, uma vez que os analistas acabam demorando muito tempo para acessar todas as informações e os históricos de contato. A falta de canais de comunicação amplificam os problemas na medida em que a empresa não oferece diferentes canais para informar e orientar o cliente na jornada do contas a receber. O problema da organização dos dados e do uso de diferentes canais de comunicação com os clientes normalmente estão correlacionados.

Os problemas de comunicação com os clientes em contas a receber podem acabar gerando ainda mais burocracia quando ocorrem insatisfações e reclamações dos clientes em canais de ouvidoria, sites de reclamações e demais esferas de proteção ao consumidor. Neste caso, a empresa passa a lidar com atividades operacionais adicionais que surgiram a partir da burocracia do contas a receber.

Elaboração e envios de contratos e confissões de dívida

Para garantir segurança jurídica para as partes em uma negociação, é comum redigir contratos com foco no pagamento de determinado serviço ou produto. No momento do faturamento e criação do compromisso do cliente, o time precisa providenciar a formalização da operação. Se essa etapa operacional é feita manualmente, há sempre muito tempo dedicado a isso.

Além disso, é frequente haver alterações nos fluxos de pagamentos de compromissos, chamados de acordos ou renegociações. Os contratos em contas a receber muitas vezes apresentam características de confissão de dívidas, neste caso, é importante haver automatização completa do processo para evitar burocracia, realizando, inclusive, o envio para assinatura digital pelo cliente.

Cabe ao setor de contas a receber adaptar os contratos às condições específicas de negociação. É preciso definir os valores, as datas de vencimento, as formas de pagamento etc. Sem isso, há riscos do recebimento não acontecer como o esperado.

Seleção e envio de meios de pagamento

Para que a quitação dos valores realmente aconteça, é necessário que os meios de pagamento sejam adotados corretamente. Assim, a burocracia também envolve uma seleção de quais condições serão oferecidas aos clientes.

Depois, é a hora de agir para obter o devido credenciamento e a operação dos elementos necessários. A partir disso é que os métodos podem ser disponibilizados para o uso — e gerenciados pela empresa.

Acompanhamento de desempenho e recebimento

Entender como tem sido a performance também é uma função do setor de contas a receber — e ela pode gerar um nível extra de burocracia. Afinal, é preciso definir indicadores relevantes para avaliar.

Em relação aos clientes que não pagam em dia, por exemplo, é necessário acompanhar a taxa de inadimplentes, o total em atraso, o tempo médio de atraso e assim por diante. Ainda que a empresa terceirize a realização da cobrança, é importante conferir os processos.

Suporte para resolução de conflitos

Nem sempre isso fica claro, mas o setor de contas a receber também deve se preocupar com a resolução de conflitos. O mais comum, nesse caso, é a contestação de cobrança. Ela acontece quando o cliente não reconhece um débito.

Também pode estar relacionada a outros problemas, como a logística. Se a questão não for resolvida corretamente, pode ser necessário ter que lidar com ações judiciais. Então, a gestão financeira deve atuar tanto de maneira preventiva.

Criação e uso de réguas de cobrança

Já que a inadimplência tem um peso tão grande na burocracia do setor de contas a receber, um dos objetivos é diminuir seus impactos, certo? Nesse sentido, a criação e o uso de réguas de cobrança são especialmente relevantes. E podem exigir bastante do setor.

Como tornar o setor de contas a receber mais eficiente?

Até aqui, você conheceu os principais aspectos da burocracia no setor de contas a receber. Agora, vale a pena pensar: como fazer uma gestão de recebimentos mais eficiente?

Confira algumas dicas para elevar o nível de performance!

Mantenha as informações organizadas

Ter dados espalhados ou lidar com a desorganização pode aumentar a burocracia do setor. Logo, manter a organização é essencial. Acompanhar os contratos, os valores e as datas de vencimento, por exemplo, permite agir de forma eficiente.

Invista no treinamento da equipe

Outra dica é contar com profissionais qualificados e que estejam prontos para lidar com as diferentes situações e processos. O ideal é treinar todo o time para executar as tarefas de forma padronizada e coordenada.

Fortaleça o acompanhamento de desempenho

A eficiência do setor de compras a receber depende diretamente do acompanhamento de indicadores objetivos. Então, é indicado definir os indicadores-chave mais adequados e conferi-los, para saber quais áreas exigem maior atenção.

Antecipe problemas

A gestão financeira de um negócio é um dos fatores centrais para o sucesso da empresa. Por isso, é positivo se antecipar aos problemas. Em vez de atuar apenas na correção das dificuldades, é possível atuar para que todo o setor tenha um fluxo melhor de operações e evite erros.

É o caso de identificar potenciais problemas que levem à contestação de cobrança. Com a ação antecipada, há menos chances de o problema se concretizar. Isso fica ainda mais relevante ao pensar em evitar o atraso ou a inadimplência dos pagamentos.

Premie o pagamento antecipado

Quando se fala em atuação preventiva, pode ser interessante oferecer estímulos que levem ao pagamento antes do vencimento. Dar motivos para que os clientes paguem antes diminui o tempo decorrido entre fechar o contrato e receber — melhorando o desempenho do fluxo de caixa.

O papel da tecnologia na otimização do setor

Na busca pelo aumento de eficiência, o uso de tecnologia merece atenção. Afinal, ela oferece recursos relevantes para melhorar o desempenho de um setor. Nesse sentido, o ideal é contar com uma plataforma especialista em cobrança.

Por meio de uma solução do tipo, é possível integrar todos os processos e os elementos que são necessários ao trabalho do time do contas a receber. Assim, os profissionais responsáveis conseguem manter a atuação eficaz e produtiva.

Você acabou de ver que o setor de contas a receber apresenta um nível de burocracia bastante alto, mas que nem sempre é considerado. Por isso, é útil conhecer ações e ferramentas que ajudem a consolidar a eficiência dos processos e contribuir para o crescimento de médias e grandes empresas!

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